Hysbysiad Preifatrwydd: Recordio Darlithoedd a Chyfarfodydd
Hysbysiad Preifatrwydd: Recordio Darlithoedd a Chyfarfodydd
Mae pandemig COVID 19 wedi newid y ffordd mae Prifysgol Abertawe'n gweithio ac yn darparu ei gwasanaethau. Mae'r gallu i recordio darlithoedd a chyfarfodydd er mwyn gwella profiad y myfyrwyr a galluogi ysgrifenwyr cofnodion i gyflawni eu tasg neu alluogi cyfranogwyr i gyrchu recordiad o gyfarfod neu ddarlith wedi dod yn gynyddol bwysig i fyfyrwyr a staff.
Y Brifysgol fydd y Rheolydd Data ar gyfer y data personol a brosesir mewn cysylltiad â recordio darlithoedd a chyfarfodydd. Mae gan y Brifysgol gytundebau contract gyda chyflenwyr trydydd parti megis Zoom a Microsoft i ddarparu gwasanaethau prosesu a storio data yn ddiogel gan gydymffurfio â'r rheoliadau perthnasol. Mae hyn yn berthnasol i gyfarfodydd byw a storio recordiadau a thrawsgrifiadau sgwrsio ar eu llwyfan cwmwl.
Y math o ddata sy’n cael ei gasglu
Gall y brifysgol gasglu'r data personol canlynol wrth recordio sesiynau:-
- Enw
- Barn bersonol
- Cyfraniadau at drafodaethau a sgyrsiau
- Lluniau (lle caiff sesiwn ei recordio ar fideo)
Sut caiff ei ddefnyddio a'i rannu?
Diben recordio sesiynau yw:
- Sicrhau bod deunydd cwrs a sesiynau dosbarth ar gael i fyfyrwyr y gall fod ganddynt anawsterau cymryd rhan mewn dysgu o bell cydamserol;
- Sicrhau bod sesiynau ar gael i'w gwylio eto er mwyn gwreiddio dysgu neu atgyfnerthu gwybodaeth a ddarparwyd;
- Caniatáu ysgrifennu cofnodion cyfarfodydd yn gywir;
- Mewn rhai achosion, darparu recordiadau o gyfarfodydd i unigolion.
Sail gyfreithlon dros gasglu'r data hwn
Yn unol â chyfraith diogelu data, y GDPR Erthygl 6 (1), mae gan y Brifysgol nifer o seiliau cyfreithlon sy'n caniatáu i ni gasglu a phrosesu gwybodaeth bersonol. Bydd y Brifysgol yn dibynnu ar Erthygl 6(1)(f) Buddiannau Dilys i brosesu'r data hwn. Mae hyn yn berthnasol pan na fydd prosesu data yn ofynnol yn ôl y gyfraith ond mae o fudd amlwg i'r sefydliad neu'r unigolyn, ac mae effaith gyfyngedig ar breifatrwydd yr unigolyn a chredwn y byddech chi'n disgwyl yn rhesymol i ni ddefnyddio'r data personol yn y ffordd rydym am ei ddefnyddio.
Casglu a chadw data
Ni fydd y Brifysgol yn cadw data personol yn hwy na'r cyfnod sy'n angenrheidiol i gyflawni'r diben y cafodd ei gasglu ar ei gyfer, at ddiben bodloni gofynion cyfreithiol, cyfrifyddu neu adrodd.
Lle bynnag y bo modd, caiff eich data ei brosesu yn y DU. Mewn rhai amgylchiadau, efallai bydd angen trosglwyddo eich data personol y tu allan i'r DU - er enghraifft, pan fyddwn yn defnyddio cyflenwr trydydd parti er mwyn prosesu data ar ein rhan. Os byddwn yn trosglwyddo data'n rhyngwladol, caiff mesurau diogelu priodol eu gweithredu a gwneir y gwaith prosesu ar sail cyfarwyddiadau a nodwyd gan Brifysgol Abertawe.
Eich Hawliau
Mae deddfwriaeth diogelu data'n darparu nifer o hawliau gwahanol i unigolion mewn perthynas â'u data. I gael rhagor o fanylion am eich hawliau, ewch i: https://www.swansea.ac.uk/about-us/compliance/data-protection/your-rights/
Y weithdrefn gwyno
Os ydych yn anfodlon ar y ffordd mae'ch gwybodaeth bersonol wedi cael ei phrosesu, i ddechrau, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol yn dataprotection@abertawe.ac.uk.
Os ydych yn parhau'n anfodlon wedi hynny, mae gennych hawl i gysylltu'n uniongyrchol â'r Comisiynydd Gwybodaeth a gofyn am benderfyniad. Gallwch gysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yn: -
Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth,
Wycliffe House,
Water Lane,
Wilmslow,
Swydd Gaer,
SK9 5AF
Mae rhagor o wybodaeth am brosesu data personol myfyrwyr a staff ar gael drwy'r hysbysiadau preifatrwydd canlynol:-