Mae Archifau Richard Burton ar agor i bawb! I ymweld, bydd angen i chi archebu apwyntiad ymlaen llaw. Mae gwybodaeth isod i'ch helpu i gynllunio'ch ymweliad.
Gellir trefnu apwyntiadau yn ystod ein horiau agor i ymwelwyr, sef dydd Mawrth i ddydd Iau (yn gynwysedig) rhwng 09:15 a 16:15.
Mae croeso i chi gysylltu â Llyfrgelloedd a Chasgliadau os hoffech drafod eich ymchwil heb ymweld yn bersonol.
Rydym yn cymryd rhan yng nghynllun tocyn darllenwr Archives Card a bydd angen i chi wneud cais am un os nad oes cerdyn gennych eisoes. Rydym yn argymell eich bod yn cyflwyno cais ar-lein yn www.archivescard.com cyn eich ymweliad a dod â dau fath o brawf adnabod er mwyn derbyn eich cerdyn. Mae’r Archives Card am ddim ac mae’n ddilys am 5 mlynedd.
Sut mae bwcio fy lle yn yr Ystafell Ddarllen?
Bydd angen archebu’r holl eitemau rydych eisiau eu defnyddio ymlaen llaw. Gallwch chwilio ein catalogau ar-lein yn https://archives.swan.ac.uk i ddod o hyd i gyfeirnodau'r dogfennau hoffech eu harchwilio. Os nad ydych yn siŵr ynghylch yr hyn y bydd angen i chi ei archwilio, anfonwch e-bost atom i ddweud wrthym am yr hyn rydych am ei ddarganfod, a byddwn yn eich cynghori.
Beth i'w ddisgwyl ar ddiwrnod eich ymweliad
Byddwch yn cael locer ar gyfer cadw eich côt a’ch bag a rhaid i chi olchi eich dwylo cyn cyffwrdd y deunyddiau. Bydd gennym ddiheintydd dwylo ar gael ond gall achosi difrod i’r dogfennau felly rydym yn argymell golchi dwylo â dŵr a sebon cyn cyffwrdd y dogfennau.
Bydd hefyd angen i chi ddod a’ch pensiliau a’ch papur eich hun er mwyn gwneud nodiadau. Ni chaniateir beiros.
Os yn bosibl, rydym yn argymell eich bod yn dod â gliniadur neu dabled eich hun ac yn defnyddio ein Wi-Fi am ddim er mwyn cael mynediad i’r rhyngrwyd gan gynnwys catalog ar-lein.
Bydd aelod o staff yn bresennol bob amser yn yr Ystafell Ddarllen er mwyn ateb unrhyw gwestiynau sydd gennych. Fodd bynnag, oherwydd prinder staff, ni fyddwn yn gallu cynnig cymorth un i un helaeth.
A fydd modd gopïo?
Bydd modd gofyn am gopïau, ond ni fydd modd gwneud copïau ar ddiwrnod eich ymweliad. Codir ffi a bydd yr holl gyfyngiadau hawlfraint yn berthnasol o hyd.
Caniateir ffotograffiaeth hunanwasanaeth yn yr Ystafell Ddarllen ond mae cyfyngiadau'n berthnasol i rai o'r casgliadau. Darllenwch ein Canllawiau ar gyfer Ffotograffiaeth Hunanwasanaeth. Cyn eich ymweliad, rydym yn argymell eich bod yn gwirio i gadarnhau bod ffotograffiaeth hunanwasanaeth wedi'i ganiatáu ar gyfer y dogfennau hoffech eu harchwilio.
Mae’r Archifau ar lefel 1 i’r gorllewin o Lyfrgell Parc Singleton ar Gampws Parc Singleton, Prifysgol Abertawe. Gwelwch gynllun y campws er mwyn gweld lleoliad Llyfrgell Parc Singleton (adeilad rhif 7) a’r manylion am sut i gyrraedd Campws Parc Singleton.
Mae mynedfa awtomatig i’r Ganolfan Llyfrgell a Gwybodaeth ar lefel 3. Mae ardaloedd cyhoeddus o fewn y Ganolfan Llyfrgell a Gwybodaeth, gan gynnwys yr Archifau, yn hygyrch i gadeiriau olwyn.
Mae Archifau Richard Burton yn rhan o Gynllun Cerdyn Archifau y Gymdeithas Archifau a Chofnodion (ARA) a bydd yn rhaid i ymwelwyr wneud cais am gerdyn er mwyn gweld deunydd yr archif. Mae’r cynllun yn rhoi mynediad i chi at bob archif ledled y DU sy’n rhan o’r cynllun.
Os ydych chi eisoes wedi cofrestru gyda chynllun tocyn darllen Archifau Cymru, sylwer bod hyn wedi cau ac y bydd yn rhaid i chi wneud cais am Gerdyn Archifau hefyd.
I arbed amser wrth gyrraedd, rydym yn argymell eich bod chi’n dechrau’r broses gofrestru ar-lein cyn eich ymweliad. Os ydych chi eisoes wedi derbyn cerdyn gan wasanaeth arall sy’n cymryd rhan, dewch â’r cerdyn gyda chi pan fyddwch yn ymweld.
Gall staff Archifau lungopïo deunydd i chi. Ccysylltwch â ni i gael manylion y taliadau presennol ar gyfer llungopïo at ddibenion anfasnachol/astudio preifat.
Caniateir i ymwelwyr dynnu lluniau fel arfer yn yr Ystafell Ddarllen, ond bydd cyfyngiadau’n berthnasol i rai casgliadau. Darllenwch ein canllawiau copïo ( Canllawiau Ffotograffiaeth Hunanwasanaeth) am ragor o wybodaeth. Ni chaniateir ffotograffiaeth fflach, ategolion goleuo a sganwyr personol. Sylwer na chaniateir tynnu lluniau o rai mathau o ddeunyddiau, gan gynnwys:
Rydyn ni hefyd yn cynnig gwasanaeth sganio o safon uchel. Cysylltwch â ni am fanylion ynghylch costau’r gwasanaeth hwn, ffurfiau eraill o gopïo, ac ar gyfer ceisiadau masnachol / astudio at ddibenion nad ydynt yn breifat.
Os oes gennych unrhyw gwestiynau’n ymwneud â reprograffeg neu os hoffech ofyn am gopïau o ddogfennau, cysylltwch â ni.
Ceir dewis o gadeiriau gyda breichiau a heb freichiau yn yr Archifau, yn ogystal â byrddau y mae modd addasu eu huchder. Os oes gennych unrhyw ofynion penodol, cysylltwch â ni.
Ceir tai bach, gan gynnwys tŷ bach hygyrch, yn y llyfrgell, a cheir cyfleusterau tŷ bach hygyrch a lleoedd newid babanod mewn adeiladau eraill ar y campws.
Mae’r Archifau’n falch o dderbyn ymholiadau dros y ffôn, drwy e-bost neu mewn llythyr ynghylch y casgliadau sydd gennym. Gan nad ydym yn codi am ein gwasanaeth ymholiadau, nid oes modd i ni ymgymryd ag ymholiadau hir, ond byddwn yn ceisio cynorthwyo lle bynnag y bo’n bosibl. Gwerthfawrogwn pe gallech ddarparu cymaint o wybodaeth â phosib (megis enwau, amser a lleoliad).
1. Datganiad Cenhadaeth
Archifau Richard Burton yw cof corfforaethol a stordy archifau Prifysgol Abertawe ac maent yn cadw deunydd o arwyddocâd lleol, rhanbarthol a chenedlaethol. Mae’r Archifau’n dewis ac yn cadw’r holl gofnodion o werth hanesyddol a grëwyd neu a brynwyd gan y Brifysgol ac yn sicrhau eu bod ar gael i bawb eu gweld. Drwy gyfrwng ei ddaliadau ac arbenigedd ei staff, mae’r Archifau’n cefnogi cenhadaeth y Brifysgol i ddarparu amgylchedd o ragoriaeth ymchwil, darparu profiad eithriadol i fyfyrwyr gyda’r addysgu o’r ansawdd uchaf, a chyfoethogi’r gymuned a bywyd diwylliannol Cymru a thu hwnt.
2. Cyflwyniad
Mae’r ddogfen hon yn datgan y sail ar gyfer y mynediad at gasgliadau’r archifau a gedwir gan Brifysgol Abertawe.
Mae Archifau Richard Burton yn rhan o’r Gwasanaethau a’r Systemau Gwybodaeth (GSG). Mae’r GSG yn wasanaethau â’u ffocws ar y cwsmer sy’n cefnogi gweithgareddau ymchwil, dysgu, addysgu a gweinyddu y myfyrwyr a’r staff ledled y Brifysgol yn bennaf, ond hefyd maent yn darparu mynediad i’r cyhoedd at lawer o’u hadnoddau i gefnogi academyddion a’r cyhoedd gyda’u hymchwil.[1] Derbyniodd y GSG wobr Rhagoriaeth mewn Gwasanaethau Cwsmeriaid ym mis Mawrth 2013 ac adnewyddwyd hwn yn 2016.
Mae’r Archifau’n gwasanaethu myfyrwyr a staff Prifysgol Abertawe ond mae eu cymuned yn ymestyn y tu hwnt i ffiniau Prifysgol Abertawe. Mae’r gymuned yn cynnwys y canlynol:
3. Amcanion
Nod yr Archifau yw darparu gwasanaeth effeithlon a chroesawus i’w cymuned gyfan.
Yn sail i’r polisi hwn mae’r Safon ar gyfer Mynediad i Archifau gan y Grŵp Ansawdd Gwasanaethau Cyhoeddus, a fydd yn parhau i gael ei defnyddio fel adnodd i ddylanwadu ar y ddarpariaeth o wasanaethau ac i gyflwyno newidiadau a gwelliannau i fynediad ar gyfer defnyddwyr.
4. Trefniadau Mynediad Cyffredinol
4.1 Ymholiadau o Bell
Bydd yr Archifau’n darparu gwybodaeth i ymholwyr am gynnwys y casgliadau, am sut i gael hyd i ddeunydd a gofyn am fynediad at gasgliadau ac, os yw hynny’n briodol, bydd yn cynnig cyngor ar wasanaethau archifau/llyfrgell eraill a fydd yn gallu bod o fwy o gymorth efallai. Os oes modd cael y wybodaeth y gofynnir amdani o’r gwreiddiol, bydd yn cael ei darparu. Os bydd y cais yn mynd y tu hwnt i ddarparu gwybodaeth gyffredinol am y casgliadau neu os bydd angen ymchwil helaeth, bydd yr ymholwr yn cael cyngor ac yn cael ei annog i edrych ar y dogfennau ei hun.
4.2 Ymholiadau Wyneb yn Wyneb
Mae’r Archifau’n agored i bawb a gellir gwneud ymweliadau drwy apwyntiad. Dyma oriau agor yr Archifau:
| Llun | 9.15-13.00 | 14.00-16.45 |
| Mawrth | 9.15-13.00 | 14.00-16.45 |
| 17.30-19.30 (yn ystod y tymor) | ||
| Mercher | 9.15-13.00 | 14.00-16.45 |
| Iau | 9.15-13.00 | 14.00-16.45 |
| Gwener | 9.15-13.00 | 14.00-16.45 |
Rhaid gwneud apwyntiadau ar gyfer nos Fawrth erbyn 13.00 ar y dydd Gwener blaenorol.
Mae ystafell ddarllen benodol ar gyfer edrych ar ddogfennau dan oruchwyliaeth, a lobi gyda loceri ar gyfer cadw bagiau, cotiau ac eiddo personol arall. Bydd cyfarwyddyd ar y casgliadau, y mynediad atynt, sut i’w trin yn ddiogel a gwybodaeth yn cael ei rhoi gan staff. Mae defnyddwyr yn cael gwybod beth yw eu cyfrifoldebau wrth gael gweld y casgliadau.
Mae’r Archifau’n un o’r swyddfeydd sy’n cymryd rhan yng nghynllun tocyn darllenydd Archifau Cymru. Mae’n ofynnol i ddefnyddwyr y deunydd gwreiddiol naill ai ddangos tocyn darllen Archifau Cymru neu gofrestru ar gyfer un. Wrth gofrestru ar gyfer cynllun tocyn darllen Archifau Cymru, mae’r darllenwyr yn cytuno i gydymffurfio â Rheolau’r Ystafell Ddarllen.
4.3 Mynediad a Mynediad Cyfyngedig
Rhoddir mynediad am ddim at ddogfennau gwreiddiol yn yr Ystafell Ddarllen yn ystod yr oriau agor sydd wedi’u cyhoeddi i ddeiliaid tocynnau darllen Archifau Cymru.
Mae’r mynediad at y casgliadau mor ddigyfyngiad â phosib, fodd bynnag, rhaid i’r mynediad fod yn gyson â hawliau’r perchennog a materion hawlfraint, cadwraeth a diogelwch. Hefyd mae mynediad at y casgliadau’n amodol ar ofynion statudol neu gyfreithiol penodol, sef y Ddeddf Diogelu Data, y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth a’r ddeddfwriaeth hawlfraint. Os oes cyfyngiadau, bydd y defnyddwyr yn cael esboniad a chyfarwyddyd ynghylch y gweithdrefnau mynediad, os yw hynny’n briodol. Dyma’r dogfennau a all fod yn berthnasol o dan y cyfyngiadau mynediad:
4.4 Cymhorthion Canfod
Mae catalogau wedi’u hargraffu ar gael yn yr Ystafell Ddarllen yn yr Archifau, ynghyd â mynediad at gatalogau ar-lein.
Mae disgrifiadau ar lefel casgliad o gasgliadau’r archifau ar gael hefyd drwy Hwb yr Archifau. Mae catalogau ar-lein gyda disgrifiadau ar lefel eitem ar gael ar wefan yr Archifau. Mae gwaith yn mynd rhagddo i gynyddu’r mynediad at ddisgrifiadau ar lefel eitem, gan gynnwys cyfranogiad mewn prosiectau i ddatblygu mynediad at gasgliadau sy’n cael eu cadw mewn gwasanaethau archifau ledled Cymru.
Mae’r Archifau’n cyflwyno ffurflen flynyddol am ychwanegiadau newydd at yr arolwg ‘Ychwanegiadau i’r Stordai’ sy’n cael ei gynnal gan yr Archifau Cenedlaethol.
4.5 Reprograffeg
Mae llungopïo a ffurfiau eraill ar reprograffeg yn cael eu gwneud gan staff yn unol â disgresiwn Archifydd y Brifysgol.
Rhaid defnyddio gwybodaeth a geir o’r casgliadau a’r copïau a roddir gan gydymffurfio â deddfwriaeth hawlfraint gyffredinol a/neu ganllawiau fel sy’n briodol, e.e. yr Asiantaeth Trwyddedu Hawlfraint, y Swyddfa Eiddo Deallusol.
Mae costau i’w talu yn unol â’r Rhestr o Gostau sy’n cael ei harddangos yn yr Ystafell Ddarllen; efallai y bydd rhaid talu os oes angen copïo ar gyfer cyhoeddi. Dylai darllenwyr nodi na fydd yn bosib caniatáu copïo ym mhob achos efallai, er enghraifft, os yw cyfyngiadau hawlfraint yn gwahardd copïo neu os yw’r cofnodion yn fregus tu hwnt.
4.6 Cyhoeddi
Rhaid i ddarllenwyr sy’n bwriadu cyhoeddi neu atgynhyrchu dogfennau sy’n cael eu cadw yn yr Archifau ofyn i ddechrau am ganiatâd Archifydd y Brifysgol. Efallai y bydd rhaid talu ffi os yw atgynhyrchiadau’n cael eu darparu i gael eu cyhoeddi. Dylid cynnwys cydnabyddiaeth mewn unrhyw waith cyhoeddus i Archifau Richard Burton, Prifysgol Abertawe.
4.7 Allgymorth, Hyrwyddo a Chyfranogiad Defnyddwyr
Mae’r Archifau wedi ymrwymo i sicrhau bod eu casgliadau ar gael i amrywiaeth mor eang â phosib o gynulleidfaoedd newydd, ac i weithio gyda nhw, yn unol ag amcanion a strategaethau’r Brifysgol. Cyflawnir hyn drwy ddulliau amrywiol, gan gynnwys sesiynau a drefnir ag academyddion ym Mhrifysgol Abertawe, sefydliadau addysgol eraill a grwpiau diddordeb lleol neu benodol, a chyfranogiad mewn digwyddiadau ac arddangosfeydd. Bydd yr Archifau’n gweithio mewn partneriaeth â sefydliadau i gyfrannu at brosiectau sy’n cynnwys allgymorth a hyrwyddo archifau. Bydd yr Archifau’n defnyddio dulliau allgymorth a hyrwyddo eraill fel a phan fo hynny’n briodol / ymarferol.
Mae’r Archifau’n gwahodd defnyddwyr i gyfrannu awgrymiadau, sylwadau a chwynion am y gwasanaeth drwy gyfrwng ffurflenni sylwadau a thrwy siarad â staff. Mae’r Archifau hefyd yn croesawu awgrymiadau, sylwadau a chwynion drwy gyfrwng y Gwasanaethau a’r Systemau Gwybodaeth, yn ogystal â gweithdrefnau’r Brifysgol. Os yw hynny’n bosib, gweithredir ar sylwadau, awgrymiadau a chwynion er mwyn gwella’r gwasanaeth ac mae’r newidiadau a wneir o ganlyniad yn cael eu cyfathrebu i’r defnyddwyr a’r staff.
Mae’r Archifau’n cymryd rhan mewn arolygon rheolaidd ar ymwelwyr personol a defnyddwyr ymholiadau o bell, fel rhan o arolwg cenedlaethol ar ddefnyddwyr archifau’r DU. Ystyrir y canlyniadau ac mae’r meysydd sy’n cael eu datgan ar gyfer eu gwella’n cael sylw.
Mae’r cyfleoedd am gyfraniadau gan wirfoddolwyr, lleoliadau ac interniaethau’n cael eu hystyried yng ngoleuni’r agweddau eraill ar y gwasanaeth. Os yw hynny’n briodol, mae’r gwasanaeth yn gweithio gydag Academi Cyflogadwyedd Abertawe i lenwi cyfleoedd gwirfoddoli, lleoliadau ac interniaethau sydd wedi cael eu gwneud yn bosib drwy brosiectau penodol.
Mae’r Archifau’n cynnwys tudalennau gwe drwy gyfrwng gwefan Prifysgol Abertawe. Mae’r wefan yn cael ei defnyddio i alluogi mynediad at gatalogau a manylion am y casgliadau, yn ogystal ag i ddarparu gwybodaeth ddiweddar am yr Archifau. Mae gan yr Archifau gyfrif Twitter hefyd (@SwanUniArchives) ac maent yn cyfrannu at flog y GSG, Facebook a ffurfiau eraill ar gyfryngau cymdeithasol fel a phan fo hynny’n briodol.
5. Trefn Mynediad at Wybodaeth
Mae’r hawliau mynediad at wybodaeth sydd gan y Brifysgol wedi’u datgan o dan dair trefn: y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, y Ddeddf Diogelu Data a’r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol. Mae pob un o’r darnau cysylltiedig hyn o ddeddfwriaeth yn berthnasol i wahanol fathau o wybodaeth a gedwir gan y Brifysgol. Mae’r Ddeddf Diogelu Data’n llywodraethu ceisiadau am fynediad at ddata personol; mae’r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol yn cynnwys darpariaethau ar gyfer mynediad at wybodaeth amgylcheddol; ac mae’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth yn gweinyddu mynediad at yr holl fathau eraill o wybodaeth y gwneir cais amdani ac sy’n dod y tu allan i gwmpas y Ddeddf Diogelu Data a’r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol. Gall un cais unigol ddod o dan y tair trefn. I gael mwy o wybodaeth am Ryddid Gwybodaeth, Diogelu Data a Chynllun Cyhoeddi’r Brifysgol, ynghyd â’r rheoliadau perthnasol i Ailddefnyddio Gwybodaeth y Sector Cyhoeddus, y cyswllt canolog yw Swyddog Cydymffurfiaeth Gwybodaeth y Brifysgol.
6. Cyd-destun Polisi a Chysylltiadau
Mae’r polisi mynediad at y casgliadau hwn yn rhan o strategaeth rheoli casgliadau gynhwysfawr ar gyfer Archifau Richard Burton. Mae’r polisïau perthnasol eraill yn cynnwys y canlynol:
Adolygu
Cymeradwywyd y polisi hwn ym mis Ebrill 2017. Bydd yn cael ei adolygu ym mis Ebrill 2020 neu’n gynharach os bydd amgylchiadau’n gorfodi hynny.
[1] Gweler Strategaeth ac Adroddiadau’r GSG, Y Strategaeth Ymgysylltu â Chwsmeriaid - http://www.swansea.ac.uk/iss/aboutiss/
1. Datganiad Cenhadaeth
Archifau Richard Burton yw cof corfforaethol a stordy archifau Prifysgol Abertawe ac maent yn cadw deunydd o arwyddocâd lleol, rhanbarthol a chenedlaethol. Mae’r Archifau’n dewis ac yn cadw’r holl gofnodion o werth hanesyddol a grëwyd neu a brynwyd gan y Brifysgol ac yn sicrhau eu bod ar gael i bawb eu gweld. Drwy gyfrwng ei ddaliadau ac arbenigedd ei staff, mae’r Archifau’n cefnogi cenhadaeth y Brifysgol i ddarparu amgylchedd o ragoriaeth ymchwil, darparu profiad eithriadol i fyfyrwyr gyda’r addysgu o’r ansawdd uchaf, a chyfoethogi’r gymuned a bywyd diwylliannol Cymru a thu hwnt.
2. Datganiadau Polisi o Gyfrifoldeb
2.1 Nod yr Archifau yw gwarchod casgliad archifau Prifysgol Abertawe a sicrhau ei fod ar gael i’w weld gan genedlaethau’r presennol a’r dyfodol.
2.2 Mae’r Archifau’n bodloni’r safonau presennol ar gyfer eu cyfleusterau fel yr amlinellir gan PD5454:2012
2.3 Mae’r Archifau’n gweithredu mesurau i arafu dirywiad ac i atal difrod i’r deunydd maent yn ei gadw.
2.4 Mae’r Archifau’n darparu systemau i fonitro ac yn gweithredu mesurau i wella cyflwr yr amgylchedd, yr adeiladau a’r deunydd maent yn eu cadw.
3. Safle ac Adeiladau
3.1 Mae’r Brifysgol yn cynnal lefelau priodol o ofal ar gyfer ffabrig yr adeilad ac yn cynnal lefel briodol o yswiriant.
3.2 Mae systemau allweddol, gan gynnwys canfod dŵr, tân a diogelwch, yn cael eu profi, eu harolygu a’u gwasanaethu’n rheolaidd, yn unol â gweithdrefnau’r Brifysgol.
3.3 Cynhelir mynediad y cyhoedd i’r Archifau drwy’r fynedfa i Lyfrgell Parc Singleton, Campws Parc Singleton.
4. Diogelwch
4.1 Mae’r Archifau’n cynnal lefel uchel o ddiogelwch ar gyfer y casgliadau. Mae larymau a synwyryddion diogelwch wedi’u ffitio ledled yr adeiladau. Mae clo diogelwch ar ffenestri sy’n agor.
4.2 Darperir camerâu goruchwylio a diogelwch gan wasanaethau diogelwch Ystadau a Gwasanaethau Campws Brifysgol ac fe’u gweithredir 24 awr y dydd.
4.3 Mae trefniadau yn eu lle ar gyfer cyfyngu ar fynediad i ardaloedd penodol gan ddefnyddio technoleg pad allwedd a cherdyn. Rhaid i ymwelwyr a staff nad ydynt yn staff archifau fod yng nghwmni aelod o staff o’r adran Archifau.
4.4 Mae trefniadau wrth gefn yn eu lle ar gyfer cloeon os bydd y cyflenwad trydan yn methu.
4.5 Mae canfyddwyr symudiad PIR wedi’u ffitio yn yr ystafell ddarllen, y lobi, coridor y staff a swyddfeydd y staff.
5. Gofod Storio’r Archifau
5.1 Mae cyfleusterau storio’r Archifau’n cael eu cynnal yn unol â PD5454:2012. Mae’r ystafelloedd cryf yn stordai heb ffenestri sydd wedi’u hadeiladu i bwrpas gydag inertia thermal uchel.
5.2 Mae’r Archifau’n ceisio cynnal amgylcheddau storio addas ar gyfer yr amrywiaeth o ddeunydd archifol maent yn eu cynnwys. Ar hyn o bryd nid oes gan yr Archifau storfa arbenigol ar gyfer cyfryngau ffotograffig, sain weledol ac electronig.
5.3 Gofynnir am gyngor proffesiynol priodol mewn perthynas â gwarchod rhag ac atal tân yn y strwythur, gwarchodaeth rhag dŵr, diogelwch, goleuo a silffoedd.
5.4 Mae’r Archifau’n ceisio darparu pecynnau gradd cadwraeth briodol i ddeunyddiau’r casgliadau, naill ai wrth eu derbyn neu fel rhan o raglenni ailbecynnu, wrth i adnoddau ddod ar gael.
6. Mynediad
6.1 Bydd staff yr Archifau’n sicrhau bod yr holl eitemau yn y casgliad yn cael eu trin yn ofalus ac yn briodol er mwyn lleihau’r risg o ddifrod ffisegol.
6.2 Mae unrhyw eitemau neu ddirprwyon (h.y. copïau, replicas) o eitemau yn y casgliad ar gael i aelodau’r cyhoedd o dan oruchwyliaeth y staff.
6.3 Os oes angen, bydd staff yr Archifau’n cael hyfforddiant mewn trin casgliadau archifol.
6.4 Mae canllawiau trin ysgrifenedig ar gael i’r staff i gyd ac i ddefnyddwyr yr archifau.
7. Cadwraeth a Chynnal
7.1 Mae’r Archifau’n sefydlogi’r eitemau yn eu gofal, yn ffisegol ac yn gemegol, gan ddefnyddio mesurau atal. Nid oes gwarchodwr mewnol ond mae gwasanaeth gwarchod proffesiynol yn cael ei gontractio i ddarparu cyngor am driniaethau adfer ac am gynllunio gofal tymor hir o’r casgliadau.
7.2 Cofnodir yr holl driniaethau gwarchod yn y system ddogfennau.
8. Gwarchod Digidol
8.1 Caiff asedau digidol eu storio ar weinyddion y Brifysgol, sy’n cael eu rheoli’n broffesiynol yn unol ag arferion presennol y Brifysgol, ond nid yw’n bodloni Model Cyfeirio’r System Wybodaeth Archifol Agored ar hyn o bryd.
8.2 Bydd yr Archifau’n gweithio gyda chydweithwyr yn ISS ac yn ehangach ym Mhrifysgol Abertawe i sicrhau bod diogelwch priodol i wybodaeth a chasgliadau a gedwir yn ddigidol, gan weithio tuag at fodloni Model Cyfeirio’r System Wybodaeth Archifol Agored a safonau perthnasol eraill.
8.3 Hefyd bydd yr Archifau’n gweithio mewn partneriaeth â sefydliadau allanol, fel Cyngor Archifau a Chofnodion Cymru, ynghylch dulliau newydd o warchod a rheoli’n ddigidol.
9. Cadw Tŷ
9.1 Mae’r Archifau’n trefnu ar gyfer tasgau cadw tŷ, gan gynnwys glanhau’r ardaloedd cyhoeddus a diogel er mwyn lleihau’r bygythiad i gasgliadau gan blâu, llygredd a llwydni.
9.2 Mae’r Archifau’n sicrhau bod yr holl ardaloedd yn cael eu cadw’n lân i’r safonau uchaf gan ddefnyddio cynhyrchion na fydd yn cael effaith niweidiol ar gasgliadau.
10. Monitro Amgylcheddol
10.1 Mae tymheredd a chlosrwydd cymharol yr ystafelloedd cryf yn cael eu monitro drwy gyfrwng system cofnodi data a reolir gan radio sy’n gysylltiedig â chyfrifiaduron staff y rhwydwaith. Mae cytundeb gwasanaethu yn ei le ar gyfer cynnal a chadw’r system a chalibradu synwyryddion. Hefyd defnyddir tagiau cofnodi i fonitro tymheredd a chlosrwydd cymharol y bocs.
10.2 Mae system rheoli adeiladau yn ei lle, yn cael ei chynnal a’i monitro gan Ystadau a Gwasanaethau Campws Brifysgol. Mae darlleniadau o waith monitro system rheoli adeiladau ar gael ar-lein i’r Archifau. Os bydd gwyro mawr oddi wrth bwyntiau gosod, anfonir e-bost rhybuddio at y swyddogion diogelwch 24 awr, i weithredu.
10.3 Mae lefelau’r goleuadau’n cael eu monitro gan ddefnyddio mesurydd Lux.
10.4 Mae gan yr Archifau strategaeth rheoli plâu integredig yn ei lle.
10.5 Cynhelir archwiliadau cyflwr ar hap ar eitemau gan staff, i ganfod unrhyw broblemau fel gweithgarwch plâu neu dyfiant llwydni a all fod wedi’i achosi gan amgylchedd amhriodol.
11. Rheolaeth Amgylcheddol
11. 1 Mae’r Archifau wedi gosod manyleb amgylcheddol ar gyfer y casgliad yn unol â gofynion PD5454:2012. Y nod yw gwarchod y casgliadau ac arafu graddfa’r dirywiad drwy reoli’r asiantau dirywiad.
11.2 Mae’r systemau rheoli amgylcheddol yn cael eu cynnal a’u cadw a’u monitro’n rheolaidd.
11.3 Sicrheir cyn lleied â phosib o ffynonellau o olau naturiol a rheolir lefelau’r golau artiffisial. Gwarchodir y casgliadau rhag UV gan fesurau priodol.
11.4 Mae pob eitem yn cael ei chadw mewn bocs os yw hynny’n briodol, i sicrhau elfen o warchodaeth rhag yr amgylchedd.
11.5 Mae’r Archifau’n ceisio darparu pecynnau gradd cadwraeth briodol i ddeunyddiau’r casgliadau, naill ai wrth eu derbyn neu fel rhan o raglenni ailbecynnu, wrth i adnoddau ddod ar gael, fel bod y risg o lygredd a allai gael effaith niweidiol ar gasgliadau cyn lleied â phosib.
12. Adfer ar ôl Trychineb a Pharhad
12.1 Mae’r Archifau’n cynnal Cynllun Rheoli Digwyddiadau diweddar yn unol â Chynllun Rheoli Digwyddiadau’r Brifysgol. Mae’r cynllun yn amlinellu ymateb effeithiol mewn argyfwng a dull o achub y casgliadau wedi digwyddiad mawr.
12.2 Bydd y Brifysgol yn cysylltu â’r holl wasanaethau argyfwng i sicrhau eu bod yn ymwybodol o gynllun yr Archifau, o bwysigrwydd y casgliadau ac o’r blaenoriaethau achub os bydd argyfwng.
12.3 Mae cynlluniau parhad busnes yn eu lle ym Mhrifysgol Abertawe i sicrhau cadernid sefydliadol cyffredinol.
13. Cyd-destun Polisi a Chysylltiadau
Mae polisi gofal a chadwraeth y casgliad hwn yn rhan o strategaeth rheoli casgliadau gynhwysfawr ar gyfer Archifau Richard Burton. Mae’r polisïau perthnasol eraill yn cynnwys y canlynol:
Adolygu
Cymeradwywyd y polisi hwn ym mis Ebrill 2017. Bydd yn cael ei adolygu ym mis Ebrill 2020 neu’n gynharach os bydd amgylchiadau’n gorfodi hynny.
1. Datganiad Cenhadaeth
2. Cyflwyniad
3. Pwrpas ac Amcanion yr Archifau
4. Cyd-destun a Chydweithrediad
5. Defnyddwyr yr Archifau
6. Cwmpas y Polisi Datblygu Casgliadau
7. Gweithdrefnau Dewis a Chyfrifoldeb
8. Dulliau Caffael
9. Dadrestru, Gwaredu a Throsglwyddo
10. Blaenoriaethau Datblygu Casgliadau
11. Cyllid
12. Cyd-destun Polisi a Chysylltiadau
1. Datganiad Cenhadaeth
Archifau Richard Burton yw cof corfforaethol a stordy archifau Prifysgol Abertawe ac maent yn cadw deunydd o arwyddocâd lleol, rhanbarthol a chenedlaethol. Mae’r Archifau’n dewis ac yn cadw’r holl gofnodion o werth hanesyddol a grëwyd neu a brynwyd gan y Brifysgol ac yn sicrhau eu bod ar gael i bawb eu gweld. Drwy gyfrwng ei ddaliadau ac arbenigedd ei staff, mae’r Archifau’n cefnogi cenhadaeth y Brifysgol i ddarparu amgylchedd o ragoriaeth ymchwil, darparu profiad eithriadol i fyfyrwyr gyda’r addysgu o’r ansawdd uchaf, a chyfoethogi’r gymuned a bywyd diwylliannol Cymru a thu hwnt.
2. Cyflwyniad
Pwrpas y polisi datblygu casgliadau hwn yw darparu fframwaith ar gyfer cynnal a datblygu casgliadau Archifau Richard Burton, cytuno ar flaenoriaethau a hybu cysondeb mewn penderfyniadau yn y dyfodol. Nodir bod yr holl faterion casgliadau’n dod o dan gyfyngiadau allanol ar gyllid a llety.
Adolygir y polisi’n rheolaidd er mwyn sicrhau bod unrhyw newidiadau sy’n effeithio ar yr Archifau’n cael eu hystyried.
3. Pwrpas ac Amcanion yr Archifau
Mae’r Archifau’n cael eu cydnabod, yn genedlaethol ac yn rhyngwladol, fel adnodd a ffynhonnell o arbenigedd cysylltiedig ac maent yn ceisio gwarchod casgliadau archif Prifysgol Abertawe a sicrhau eu bod ar gael i genedlaethau’r presennol a’r dyfodol.
Mae gan yr Archifau gryfderau yn y meysydd canlynol:
• Cofnodion Maes Glo De Cymru ac undebau llafur
• Archifau lleol, yn bennaf, cofnodion busnes, enwadau crefyddol a rhai teuluoedd nodedig
• Archifau perthnasol i’r diwydiant dur
• Richard Burton
• Casgliadau llenyddol, yn enwedig ysgrifennu o Gymru yn Saesneg
• Prifysgol Abertawe
Polisi’r Archifau yw casglu deunydd sy’n uniongyrchol gysylltiedig â’r casgliadau presennol a hefyd cofnodion y Brifysgol, ffigyrau amlwg cysylltiedig â hi, neu ddeunydd perthnasol i ymchwil yn y Brifysgol. Bydd yr archifau’n ategu daliadau’r llyfrgell.
Dyma amcanion yr Archifau:
• darparu adnoddau sy’n cefnogi gweithgareddau addysgu, dysgu ac ymchwil y Brifysgol
• darparu adnoddau ar gyfer ymchwil, gan y gymuned addysg uwch a’r gymuned ehangach
• cynghori’r Brifysgol ar faterion cadw cofnodion a materion polisi gwybodaeth cysylltiedig
Bydd yr Archifau’n cyflawni’r amcanion hyn drwy wneud y canlynol:
• casglu deunydd sy’n berthnasol i’r casgliadau presennol a hefyd cofnodion y Brifysgol, ffigyrau amlwg cysylltiedig â hi, neu ddeunydd perthnasol i ymchwil yn y Brifysgol
• sicrhau bod y casgliadau’n cael eu gwarchod yn briodol a’u cynnal mewn lle addas
• darparu cymhorthion canfod dibynadwy i alluogi i’r holl ddefnyddwyr gael mynediad at gasgliadau’r Archifau
• cynorthwyo’r defnyddwyr gyda dewis y deunydd sydd ei angen a dehongli adnoddau
• ateb ymholiadau gan ymchwilwyr sy’n methu cael mynediad corfforol at gasgliadau’r Archifau
• creu safonau gwasanaeth a chadw atynt drwy fonitro a gwerthuso
Mae’r Archifau’n ceisio darparu’r safonau uchaf posib o ran stiwardiaeth broffesiynol ac felly byddant yn gofyn am gyfarwyddyd fel sy’n briodol gan gyrff proffesiynol fel yr Archifau Cenedlaethol ac Adran Amgueddfeydd, Archifau a Llyfrgelloedd Llywodraeth Cymru.
Felly bydd yr Archifau’n gwneud y canlynol:
• darparu amgylchedd diogel i’r holl gasgliadau archif
• cynnal yr amodau amgylcheddol gorau posib
• diwallu gwahanol anghenion cadwraeth pob adran o’r casgliad a datgan blaenoriaethau ar gyfer gwarchod
Byddwn yn edrych ar ganllawiau a gynhyrchir gan gyrff allanol. Cydnabyddir y bydd yr holl waith o’r fath yn cael ei effeithio gan ffactorau allanol, sef llety a chyllid.
4. Cyd-destun a Chydweithredu
4.1 Cefndir Hanesyddol
Mae’r Archifau’n rhan o’r Llyfrgell, a sefydlwyd fel rhan o’r Brifysgol wrth ei sylfaenu yn 1920. Gan yr Archifau mae Siarteri’r Brifysgol a chofnodion y Llys, y Cyngor, y Senedd a’r holl bwyllgorau sydd wedi’u sefydlu. Mae trefniadau yn eu lle hefyd ar gyfer dewis a throsglwyddo cofnodion busnes presennol y Brifysgol.
Roedd Archifau’n cael eu cadw gan y Brifysgol am y tro cyntaf yn y 1950au ac roedd y deunydd yn ymwneud ag Abertawe a’r ardal leol. Mae’r Casgliad Archifau Lleol yn cynnwys cofnodion busnesau lleol, yn enwedig y diwydiannau metelegol, cofnodion teuluoedd ac unigolion, yn ogystal â chasgliadau perthnasol i eglwys Gatholig Rufeinig Priordy Dewi Sant yn Abertawe a’r gylched Fethodistaidd yn Abertawe a’r Gŵyr.
Sefydlwyd Casgliad Maes Glo De Cymru yn 1969 fel ymgais i warchod treftadaeth ddogfennol cymuned lofaol de Cymru. Roedd swyddogion Undeb Cenedlaethol y Glöwyr (Ardal De Cymru) yn ymwybodol o’r risg i dreftadaeth y gymuned lofaol ac aethant ati i ddechrau trosglwyddo eu cofnodion anghyfredol i’r Llyfrgell yng Ngholeg y Brifysgol Abertawe, gan annog eu cyfrinfeydd i wneud yr un peth.
Yn 1971, sefydlwyd Prosiect Hanes Maes Glo De Cymru gyda chyllid gan y Cyngor Ymchwil Gwyddor Gymdeithasol, i ganfod a chasglu llawysgrifau a deunydd wedi’i argraffu o arwyddocâd archifol. Parhaodd hyn tan 1974. Arweiniodd llwyddiant Prosiect Hanes Maes Glo De Cymru at ail brosiect rhwng 1979 a 1982.
Llwyddodd y Brifysgol i arwain y gwaith o gaffael casgliadau mawr o ddeunydd pwysig o ansawdd uchel, gan gynnwys daliadau archif mawr, gan arwain at y casgliadau helaethaf a mwyaf cynhwysfawr o’u math yn y wlad.
Mae’r Archifau’n cynnal perthnasoedd da â’r prif gyfranwyr – Undeb Cenedlaethol y Glöwyr (Ardal De Cymru) a Sefydliad Lles Cymdeithasol y Diwydiant Glo. Mae deunydd yn parhau i gael ei gyfrannu gan y cyfranwyr hyn a chan unigolion.
Mae casgliadau eraill wedi’u sicrhau a’u datblygu gan y Brifysgol mewn perthynas ag ymchwil sy’n cael ei wneud, fel ysgrifennu o Gymru yn Saesneg. Yn 2005, cyfrannwyd papurau Richard Burton at yr Archifau gan Sally Burton. Ymhlith yr eitemau nodedig diweddar sydd wedi’u sicrhau mae prynu llyfr nodiadau Dylan Thomas a drafftiau o weithiau barddonol eraill.
Nawr mae’r Archifau’n cynnwys mwy na 1600 o fetrau llinellol o archifau, sy’n cynnwys cofnodion undebau llafur, cofnodion busnes, archifau sefydliadau lleol, cofnodion personol, a chasgliad arwyddocaol o ffotograffau.
4.2 Pwrpas
Bydd yr Archifau’n cyfrannu tuag at genhadaeth Prifysgol Abertawe, sef:
• Darparu amgylchedd o ragoriaeth ymchwil, gydag ymchwil sy’n flaenllaw yn y byd, yn gydweithredol yn fyd-eang ac yn cael ei gydnabod yn rhyngwladol;
• Sicrhau profiad eithriadol i fyfyrwyr, gydag addysgu o’r ansawdd uchaf a arweinir gan ymchwil ac a sbardunir gan ymarfer, gan greu graddedigion byd-eang sydd wedi’u haddysgu a’u paratoi ar gyfer cyflawniadau personol a phroffesiynol anrhydeddus;
• Defnyddio ei chryfder ymchwil, gan gydweithredu â diwydiant ac yn fyd-eang, i sbarduno twf economaidd, meithrin ffyniant, cyfoethogi’r gymuned a bywyd diwylliannol Cymru a chyfrannu at iechyd, hamdden a lles ei dinasyddion.
Bydd hefyd yn cyfrannu at strategaeth y Gwasanaethau a’r Systemau Gwybodaeth:
• Galluogi ein myfyrwyr i gyflawni llwyddiant academaidd, proffesiynol a phersonol
• Darparu adnoddau a gwasanaethau gwybodaeth effeithiol i fyfyrwyr, ymchwilwyr, academyddion, gweinyddwyr a’n defnyddwyr i gyd
• Adolygu, gwella ac ail-lunio ein gwasanaethau a’n systemau
• Gweithio’n effeithiol gyda’n defnyddwyr a’n rhanddeiliaid i gyd
• Datblygu gwaith tîm cydweithredol, cydweithredu traws-swyddogaeth, datblygiad staff a gweithgareddau cysylltiedig
Bydd yr Archifau’n chwarae rhan lawn mewn rhwydweithiau proffesiynol, fel Cyngor Archifau a Chofnodion Cymru, yn ogystal â mentrau a phartneriaethau eraill i wella’r cydweithredu rhwng y rhai sy’n gyfrifol am warchod treftadaeth de Cymru. Hefyd bydd yr Archifau’n ceisio cynnal cysylltiadau agos â grwpiau defnyddwyr yn y gymuned ymchwil ac addysg uwch, fel y Gymdeithas ar gyfer Astudio Hanes Llafur, a’r gymuned ymchwil ehangach, a gynrychiolir gan grwpiau fel cymdeithasau hanes lleol a sefydliadau i bobl â diddordeb.
5. Defnyddwyr yr Archifau
Mae’r Archifau’n cyfrannu tuag at gyflawni cenhadaeth addysgu, ymchwil ac allgymorth Prifysgol Abertawe yn llwyddiannus, drwy ddarparu gwasanaethau i’r amrywiaeth ehangaf bosib o ddefnyddwyr. Mae’r rhain yn cynnwys y canlynol:
• Ymchwilwyr academaidd
• Myfyrwyr israddedig ac ôl-radd
• Aelodau’r cyhoedd sy’n cymryd rhan mewn ymchwil preifat neu sydd â diddordeb cyffredinol
• Ymchwilwyr masnachol a chwmnïau cyfryngau
Daw ymchwilwyr academaidd a myfyrwyr ymchwil o Brifysgol Abertawe ac o sefydliadau eraill.
Mae ‘defnydd’ o’r Archifau’n cynnwys astudio eu casgliadau yn yr ystafell ddarllen, mynediad at y catalogau ar-lein, cymhorthion canfod ac adnoddau digidol, ac ymholiadau dros y ffôn/trwy lythyr/ ar e-bost gan ddefnyddwyr o bell.
6. Cwmpas y Polisi Datblygu Casgliadau
Prif ddiddordebau casglu’r Archifau yw deunydd archifol sy’n gysylltiedig â threftadaeth ddiwydiannol, diwylliannol, cymdeithasol, gwleidyddol ac addysgol de Cymru. Y ffocws daearyddol yw de Cymru, fodd bynnag, bydd archifau sydd hefyd yn cynnwys gwybodaeth berthnasol i feysydd eraill yn cael eu hystyried os ydynt yn rhan greiddiol o gasgliad.
Mae’r Archifau’n casglu deunydd sy’n ymwneud yn uniongyrchol ag un neu fwy o’r meini prawf canlynol:
• Y Brifysgol a’r sefydliadau a’i rhagflaenodd, gan gynnwys cofnodion swyddogol y Brifysgol a’r corff o fyfyrwyr.
• Sefydliadau ac unigolion cysylltiedig â Maes Glo De Cymru, gan gynnwys undebau llafur, sefydliadau’r glöwyr, cymdeithasau gweithwyr, pleidiau gwleidyddol a chymdeithasau cydweithredol.
• Archifau busnes sy’n ategol i’r casgliadau sydd wedi’u sefydlu. Mae’r rhain yn cynnwys y diwydiannau metelegol a pheirianyddol, yn ogystal â thrafnidiaeth.
• Cofnodion undebau llafur diwydiannol, gan gynnwys Conffederasiwn y Masnachau Haearn a Dur.
• Archifau crefyddol sy’n ychwanegol at y casgliadau sydd wedi’u sefydlu am gylched Fethodistaidd Abertawe a Gŵyr ac eglwys Gatholig Rufeinig Priordy Dewi Sant, Abertawe.
• Papurau teulu a phersonol sy’n ategol i’r casgliadau sydd wedi’u sefydlu. Mae’r rhain yn cynnwys y teuluoedd Vivian, Dillwyn a Morris yn ogystal â Richard Burton.
• Archifau awduron o Gymru yn Saesneg a ffigyrau llenyddol.
• Archifau ymchwil academaidd sy’n berthnasol i’r casgliadau sydd wedi’u sefydlu.
• Archifau perthnasol i ymchwil yn y Brifysgol.
Mae’r Archifau’n gallu datblygu eu casgliadau drwy gyfraniadau tymor hir, rhoddion, cymynroddion, trosglwyddo mewnol ac, o dan amgylchiadau eithriadol, prynu.
Bydd yr Archifau’n parhau i dderbyn cyfraniadau sy’n cyfrannu at y casgliadau presennol ond, fel rheol, nid ydynt yn chwilio am archifau mewn meysydd y tu allan i’w cryfderau presennol o ran daliadau, oni bai eu bod yn ymwneud â diddordebau ymchwil y Brifysgol.
Derbynnir cofnodion mewn fformatau amrywiol. Mae’r rhain yn cynnwys, ond nid ydynt yn gyfyngedig i, bapur a memrwn, ffotograffau a fformatau llun eraill, recordiadau delwedd sain a symud, cyfryngau digidol a chyfryngau a ddarllenir gan beiriannau, yn ogystal ag unrhyw fformatau eraill sy’n ffurfio archif neu sy’n rhan greiddiol o archif.
Dim ond o dan amgylchiadau eithriadol iawn y sicrheir deunyddiau y tu allan i’r polisi sydd wedi’i nodi, a dim ond wedyn ar ôl i’r Archifau roi ystyriaeth briodol iddynt, gan feddwl am ddiddordebau stordai eraill.
Bydd yr Archifau’n gwerthuso casgliadau ac yn cael gwared ar ddeunydd nad yw’n bodloni eu meini prawf ar gyfer gwarchod yn barhaol.
Byddwn yn osgoi caffael deunydd sy’n dyblygu.
Ni fydd yr Archifau’n derbyn gwrthrychau neu arteffactau tri dimensiwn fel rheol; na chasgliadau sy’n ffilm, fideo neu ddeunydd tebyg yn gyfan gwbl, sy’n fwy priodol i stordai sy’n cynnig cyfleusterau storio ac ymgynghori arbenigol; cofnodion na ellir sefydlu eu perchnogaeth yn rhesymol (oni bai eu bod yn cael eu cyfrannu’n ddienw’n benodol) neu y mae anghydfod ynghylch eu perchnogaeth; cofnodion nad yw eu harwyddocâd yn ddigonol i gyfiawnhau eu diffygion neu eu dirywiad ffisegol difrifol, neu ddifrod arall; copïau o gofnodion archifol sy’n cael eu cadw mewn casgliadau eraill sydd ar gael i’r cyhoedd eu gweld.
Bydd yr Archifau’n ymarfer diwydrwydd dyladwy ac yn gwneud pob ymdrech i beidio â sicrhau unrhyw eitem oni bai y gellir cytuno’n foddhaol y gall sicrhau teitl dilys i’r eitem dan sylw, ac i gadw at ddeddfwriaethau a chanllawiau archifol a pherthnasol eraill.
7. Gweithdrefnau Dewis a Chyfrifoldeb
Bydd yr Archifau’n cadw at eu polisi datblygu casgliadau o ran sicrhau deunydd archifol.
Archifydd y Brifysgol fydd â’r cyfrifoldeb am ddewis eitemau a argymhellir ar gyfer eu caffael. Os yw’n briodol, gofynnir am gyngor ac argymhellion staff y Brifysgol a phartïon eraill sydd â diddordeb a byddant yn cael eu hystyried. Bydd yr Archifau’n cydweithredu â’r Archif Genedlaethol, yr Adran Amgueddfeydd, Archifau a Llyfrgelloedd a sefydliadau archif eraill a byddant yn ystyried ystyriaethau cyfreithiol a moesegol. Wrth gynghori darpar gyfranwyr, bydd yr Archifau’n tynnu sylw at fodolaeth stordai eraill sydd â diddordebau tebyg neu’n gorgyffwrdd, er mwyn sicrhau bod y deunydd yn cael ei gynnig i’r sefydliad mwyaf priodol gan barchu dymuniadau’r cyfrannwr ei hun.
8. Dulliau Caffael
Mae’r Archifau’n casglu archifau drwy drosglwyddo mewnol drwy drefniadau sydd yn eu lle ar gyfer dewis a throsglwyddo cofnodion busnes presennol y Brifysgol neu drwy gyswllt uniongyrchol ag adrannau ym Mhrifysgol Abertawe, rhodd, cymynrodd, cyfraniad tymor hir neu bryniant. Gwneir y cyfraniadau hyn yn unol â’r telerau a’r amodau cyfrannu sefydlog adeg eu caffael ac fel y cytunir gan yr Archifau ac, os oes angen, awdurdod Prifysgol priodol arall. Pan fo hynny’n briodol, gofynnir am gyngor cyfreithiol.
O dan amgylchiadau eithriadol, efallai y bydd yr Archifau’n sicrhau copïau o gofnodion a gedwir mewn dwylo preifat, drwy bryniant neu drefniant arall, os bernir eu bod yn annhebygol o fod ar gael ar gyfer eu caffael yn y fformat gwreiddiol neu eu bod o fudd neu werth arwyddocaol i ddefnyddwyr.
Nod yr Archifau yw sicrhau cefnogaeth a chyllid gan y GSG a’r Brifysgol i sicrhau bod prosesu eitemau newydd yn digwydd yn brydlon.
9. Dadrestru, Gwaredu a Throsglwyddo
Caiff cofnodion eu sicrhau gyda’r bwriad y byddant yn cael eu cadw’n barhaol ond ceidw’r Archifau’r hawl i adolygu eu daliadau am yn ôl yn erbyn gweithdrefnau dewis perthnasol a chael gwared ar unrhyw archifau na chredir eu bod yn deilwng i gael eu gwarchod yn barhaol wrth eu derbyn neu’n nes ymlaen. Gellir dychwelyd deunydd o’r fath at y cyfrannwr, ei drosglwyddo i rywle arall neu ei ddinistrio’n gyfrinachol, gan ddibynnu ar y cytundeb a wneir adeg y cyfrannu.
Mae’r Archifau’n derbyn yr egwyddor y dylid cael rhagdybiaeth gadarn yn erbyn cael gwared ar unrhyw ddogfennau sydd yn eu perchnogaeth drwy eu gwerthu.
Nod yr Archifau yw cynnal integriti casgliadau. Os credir ei bod yn briodol rhannu casgliad a throsglwyddo rhan i stordy arall, gofynnir am ganiatâd y cyfrannwr.
Bydd yr Archifau’n ystyried trosglwyddo archifau i stordy mwy addas os teimlir y byddai’r dogfennau a defnyddwyr y dogfennau hynny’n elwa o’u hadleoli.
Mae’r Archifau’n dilyn cyfarwyddyd proffesiynol a safonau moesegol mewn perthynas â dadrestru, gwaredu a throsglwyddo.
10. Blaenoriaethau Datblygu Casgliadau
Mae’r blaenoriaethau casglu wedi cael eu datgan fel y canlynol:
• Cofnodion Prifysgol Abertawe ynghyd â chofnodion y corff o fyfyrwyr.
• Archifau sefydliadau ac unigolion cysylltiedig â maes glo de Cymru. Mae’r rhain yn cynnwys undebau llafur, sefydliadau glöwyr, cymdeithasau lles, pleidiau gwleidyddol a chymdeithasau cydweithredol.
• Archifau perthnasol i’r diwydiant dur, yn benodol, y Gymuned undebau llafur a’i rhagflaenwyr.
• Archifau busnes sy’n ategu’r casgliadau sydd wedi’u sefydlu. Mae’r rhain yn cynnwys diwydiannau metelegol a pheirianyddol a hefyd trafnidiaeth.
• Papurau teulu a phersonol sy’n ategol i’r casgliadau sydd wedi’u sefydlu. Mae’r rhain yn cynnwys y teuluoedd Vivian, Dillwyn a Morris yn ogystal â Richard Burton.
• Cofnodion Cylched Fethodistaidd Abertawe a Gŵyr ac Eglwys Gatholig Rufeinig Priordy Dewi Sant.
Y ffocws daearyddol yw de Cymru. Fodd bynnag, bydd archifau sydd hefyd yn cynnwys gwybodaeth berthnasol i feysydd eraill yn cael eu hystyried os ydynt yn rhan greiddiol o gasgliad.
11. Cyllid
Daw’r cyllid ar gyfer yr Archifau, fel gydag archifau Prifysgol eraill yn y DU, o gyfuniad o gefnogaeth graidd gan y sefydliad sy’n eu cadw a chyllid grant o ffynonellau allanol.
Mae’r Archifau wedi dangos lefelau cyson uchel o lwyddiant wrth ddenu cyllid ychwanegol ar gyfer gweithgarwch prosiectau. Bydd yr Archifau’n ceisio canfod ffynonellau posib o gyllid ychwanegol, fel sy’n briodol.
12. Cyd-destun Polisi a Chysylltiadau
Mae’r polisi datblygu casgliadau hwn yn rhan o strategaeth rheoli casgliadau gynhwysfawr ar gyfer Archifau Richard Burton. Mae’r polisïau perthnasol eraill yn cynnwys y canlynol:
• Gwybodaeth am y Casgliadau
• Mynediad at y Casgliadau
• Gofal a Chadwraeth y Casgliadau
• Rheoli’r Casgliadau
Adolygu
Cymeradwywyd y polisi hwn ym mis Ebrill 2017. Bydd yn cael ei adolygu ym mis Ebrill 2020 neu’n gynharach os bydd amgylchiadau’n gorfodi hynny.
1. Datganiad Cenhadaeth
Archifau Richard Burton yw cof corfforaethol a stordy archifau Prifysgol Abertawe ac maent yn cadw deunydd o arwyddocâd lleol, rhanbarthol a chenedlaethol. Mae’r Archifau’n dewis ac yn cadw’r holl gofnodion o werth hanesyddol a grëwyd neu a brynwyd gan y Brifysgol ac yn sicrhau eu bod ar gael i bawb eu gweld. Drwy gyfrwng ei ddaliadau ac arbenigedd ei staff, mae’r Archifau’n cefnogi cenhadaeth y Brifysgol i ddarparu amgylchedd o ragoriaeth ymchwil, darparu profiad eithriadol i fyfyrwyr gyda’r addysgu o’r ansawdd uchaf, a chyfoethogi’r gymuned a bywyd diwylliannol Cymru a thu hwnt.
2. Amcanion
Mae’r Archifau’n cydnabod pwysigrwydd sylfaenol dogfennu da er mwyn galluogi rheolaeth effeithlon ac effeithiol ar gasgliadau ac i sicrhau mynediad atynt. Nod y polisi hwn yw sicrhau bod yr Archifau’n mynd ati’n gyfrifol i weithredu mesurau er mwyn sicrhau diogelwch a rheolaeth ar y casgliadau, ac i gael mynediad atynt. Bydd yn disgrifio sut mae’r Archifau’n casglu, yn prosesu ac yn dosbarthu gwybodaeth am eu casgliadau, gan gyfeirio at y gofynion cyfreithiol a’r safonau proffesiynol presennol.
3. Gwybodaeth am y Casgliadau
Mae’r Archifau’n casglu gwybodaeth yn ystod cyfnodau amrywiol wrth brosesu casgliad ac wrth i arferion proffesiynol a deddfwriaethau am wybodaeth sy’n effeithio ar archifau gael eu cyflwyno a’u haddasu.
3.1 Wrth Gyfrannu a Derbyn Eitemau
Sefydlwyd y gofrestr gyntaf o eitemau a dderbyniwyd yn 1969 ond nid yw’n gofnod cyflawn. Ers 1993, mae pob eitem newydd wedi cael ei chofnodi mewn cofrestri derbyn wedi’u rhwymo sy’n cael eu cadw yn yr ystafelloedd diogel pan nad ydynt yn cael eu defnyddio. Ers 2015, mae rhaglen barhaus o drosglwyddo gwybodaeth wedi bod o’r cofrestri derbyn wedi’u rhwymo i fasau data CALM perthnasol. Y polisi ar hyn o bryd yw cadw’r cofrestri derbyn wedi’u rhwymo a CALM.
Mae cofnodi tarddiad deunydd a gyfrannir yn fanwl gywir yn hanfodol er mwyn gwarchod integriti’r casgliadau. Er mwyn cyflawni hyn, bydd yr Archifau’n derbyn yn briodol ac yn fanwl gywir bob eitem a gyfrannir (rhoddion, benthyciadau, trosglwyddiadau, pryniannau a chymynroddion) drwy gofnodi gwybodaeth yn berthnasol. Bydd y broses dderbyn yn cynnwys casglu gwybodaeth sy’n cynnwys telerau’r derbyn, unrhyw gyfyngiadau mynediad, cwmpas a chynnwys, ħawliau eiddo deallusol a manylion eraill fel sy’n briodol. Mae hyn yn cynnwys cofnodi unrhyw wybodaeth sydd ei hangen er mwyn dilysu perchnogaeth a statws cyfreithiol deunydd.
Mae pob eitem newydd a dderbynnir yn cael cod unigryw.
Defnyddir ffurflen cytundeb cyfrannu i gofnodi gwybodaeth berthnasol am eitemau a sicrheir ac i gydnabod yn ffurfiol bod y deunydd wedi dod yn rhan o’r Archifau. Mae’r Archifau’n cymryd camau i gofnodi’r wybodaeth sydd ei hangen i sicrhau bod deunyddiau digidol yn cael eu cadw a bod modd eu hadfer a’u defnyddio. Efallai y defnyddir cytundebau cyfrannu a ffeiliau gohebiaeth â chyfranwyr i ategu’r wybodaeth yn y cofnodion derbyn a chatalog.
Mae disgrifiadau lefel casgliad yn cael eu creu ar gyfer popeth newydd a dderbynnir, gyda chymhorthion canfod ategol, e.e. rhestri bocs, fel sy’n briodol.
Mae’r Archifau’n cymryd rhan yn yr Arolwg blynyddol gan yr Archifau Cenedlaethol ar Dderbyn i Stordai.
3.2 Catalogio
Darparwyd y catalogau archif cynharaf mewn cyfrolau wedi’u rhwymo. Cafodd y rhain eu creu i safonau cyfoes ac maent yn darparu gwybodaeth i’r cyhoedd mewn ffurf ddefnyddiol ond nid ydynt bob amser yn cydymffurfio ag ISAD(G). Ers 1995, mae’r catalogio wedi cael ei wneud yn MODES, a chan ddefnyddio Microsoft Word ac Excel. Ers 2007, mae’r Archifau wedi bod yn defnyddio system gatalogio CALM a dyma sail y catalogio cyfredol o hyd, a’r catalogio ar-lein.
Mae’r Archifau wedi ymrwymo i ddull seiliedig ar safonau o weithredu wrth gatalogio gwybodaeth ac maent yn cael eu harwain gan y dogfennau a gyhoeddwyd yn 2009 fel rhan o brosiect catalogio ledled Cymru. Mae’r safonau perthnasol sy’n arwain arferion yr Archifau wrth gatalogio’n cynnwys y canlynol:
Mae mwyafrif y cofnodion yn yr Archifau wedi’u catalogio. Fodd bynnag, mae deunydd heb ei gatalogio’n rhwystr i fynediad ac mae’r Archifau’n datblygu strategaethau ar gyfer rhoi sylw i’r ôl-groniad catalogio. Mae hyn yn cynnwys datblygu cynllun blaenoriaeth catalogio ffurfiol, a fydd yn darparu fframwaith ar gyfer penderfynu ar flaenoriaethau ar gyfer prosesu’r ôl-groniad o ddeunydd heb ei gatalogio ac eitemau newydd. Mae disgrifiadau lefel casgliad yn cael eu creu ar gyfer popeth newydd a dderbynnir, gyda chymhorthion canfod ategol, e.e. rhestri bocs, fel sy’n briodol. Gall catalogio manwl, yn enwedig casgliadau mwy, ddibynnu ar gyllid i brosiect. Mae’r Archifau wedi denu cyllid mewnol ac allanol ar gyfer catalogio gwaith a bydd yn parhau i sicrhau cyllid ar gyfer prosiectau yn y dyfodol, gan gynnwys prosiectau catalogio cydweithredol. Mae croniadau i gasgliadau presennol yn cael eu catalogio ar wahân ond yn gysylltiedig â chyfraniadau blaenorol o’r un ffynhonnell.
Mae gan yr Archifau nifer o gasgliadau gyda chymhorthion canfod y gellid eu gwella. Mae gwaith parhaus yn mynd rhagddo i uwchraddio ac adolygu catalogau hŷn er mwyn sicrhau eu bod yn cyrraedd y safonau presennol. Mae mwyafrif y catalogau papur yn unig wedi cael eu hychwanegu at CALM hefyd. Mae catalogau sy’n cael eu cadw yn Microsoft Word ac Excel wedi cael eu mewnforio i CALM a bydd yr Archifau’n parhau i fewnforio catalogau sy’n cael eu cadw mewn fformatau eraill i CALM. Os yw’n bosib bydd y data’n cael eu gwella yn ystod yr ôl-drosi er mwyn cyrraedd y safonau presennol, ond mae hyn yn dibynnu ar ddyrannu adnoddau ac ymrwymiadau eraill.
3.3 Cymhorthion Canfod
Lluniwyd disgrifiadau lefel casgliad o’r holl ddaliadau wedi’u catalogio ar gyfer yr Hwb Archifau o 2000 ymlaen. Nawr mae’r Archifau’n gweithio fel rhan o brosiect ehangach i ddatblygu catalog aml-lefel ar gyfer Cymru mewn partneriaeth â’r Hwb Archifau, gan ychwanegu data lefel eitem at y disgrifiadau lefel casgliad presennol.
Mae catalogau wedi’u hargraffu ar gael yn yr Ystafell Chwilio. Mae disgrifiadau lefel eitem ar gyfer rhannau o’r casgliadau ar gael gan ddefnyddio catalog Gweld CALM, sydd ar gael drwy wefan yr Archifau, ac mae eraill ar gael drwy gyfrwng gwefan ar-lein Casgliad Maes Glo De Cymru a gwefan Deunyddiau Gwe’r Maes Glo.
3.4 Cyfyngiadau a Chyfnodau o Gau
Mae casgliadau’r Archifau’n cynnwys cofnodion sydd â chyfyngiadau mynediad penodol, fel y rhai a benderfynir gan ddeddfwriaeth, cyngor a chyfarwyddyd Diogelu Data gan yr Archifau Cenedlaethol a Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth neu a orfodir gan y cyfrannwr, ond anogir cyfranwyr i beidio â gorfodi cyfyngiadau diangen ar fynediad at gasgliadau. Efallai y bydd Tîm Gwasanaethau Cyfreithiol y Brifysgol, gan gynnwys Swyddog Cydymffurfio â Gwybodaeth y Brifysgol, yn chwarae eu rhan i gynnig arweiniad a chyngor.
Mae’r Archifau’n adolygu casgliadau yn ystod y broses gatalogio a hefyd yn asesu casgliadau sydd wedi’u catalogio eisoes er mwyn sicrhau nad yw gwybodaeth sensitif a phersonol yn cael ei rhyddhau.
Mae defnyddwyr yn cael gwybod am gyfyngiadau naill ai drwy gyfeiriad yn y catalogau pan fo hyn wedi’i nodi yn ystod y broses gatalogio neu gan staff wrth ofyn am fynediad at eitemau penodol. Mae staff yr Archifau’n cadw at weithdrefnau sydd wedi’u cofnodi wrth gynghori defnyddwyr ar y camau angenrheidiol er mwyn sicrhau mynediad at ddosbarthiadau penodol o gofnodion cyfyngedig.
3.5 Lleoliad a Rheoli Symudiad
Mae’r Archifau’n cadw gwybodaeth ddiweddar am leoliad pob eitem yn eu gofal ac, ers 2009, mae mynegai lleoliadau electronig ac wedi’i argraffu wedi cael ei ddefnyddio. Mae’r mynegai lleoliadau’n cael ei ddiweddaru fel sy’n briodol, e.e. wrth gyfrannu eitemau newydd.
Defnyddir slipiau cais am ddogfen copi carbon i alluogi cynhyrchu dogfennau a hefyd cofnodir y wybodaeth ar y cofrestri cynhyrchu sydd wedi’u rhwymo. Cedwir y slipiau am gyfnod o saith mlynedd a chedwir y cofrestri cynhyrchu’n barhaol.
Mae gan gyfranwyr deunydd archif a adewir yn yr Archifau ryddid i dynnu’r deunydd allan dros dro dan amodau a bennir mewn Cytundeb Cyfrannu. Os tynnir y deunydd allan dros dro, cofnodir hyn ar y cofrestri derbyn ac yn y catalogau, fel sy’n briodol.
Rhaid gwneud pob cais am fenthyciad i Archifydd y Brifysgol. Bydd ffurflen trosglwyddo dogfen yn cael ei llenwi wrth gludo’r eitemau allan o’r Archifau ac yn ôl i mewn.
3.6 Adolygu Casgliadau: Dadrestru a Gwaredu
Ceidw’r Archifau’r hawl i adolygu’r archifau sydd ganddynt ac i argymell eu trosglwyddo, eu gwaredu neu eu dinistrio ar yr amod bod hyn yn cydymffurfio ag amcanion a nodau’r Archifau a bod pob caniatâd perthnasol wedi’i sicrhau. Mae’r Archifau’n dilyn canllawiau proffesiynol a safonau moesegol mewn perthynas â dadrestru a gwaredu[1]. Os caiff casgliadau eu dadrestru, gan gynnwys achosion o dynnu’n ôl yn barhaol gan y cyfrannwr, cofnodir hyn yn y cofrestri derbyn a’u catalogio fel sy’n briodol.
4. Datblygiadau yn y Dyfodol
Bydd yr Archifau’n cyfrannu at brosiect posib yn y dyfodol i wella mynediad drwy ddatblygu catalog integredig ar gyfer deunydd llyfrgell ac archif ym Mhrifysgol Abertawe a byddant yn datgan y gofynion ar gyfer cydymffurfio â safonau archifol.
Mae’r Archifau’n cymryd rhan ym mhrosiect Archifau Cymru a’r Hwb Archifau i alluogi cyfrannu disgrifiadau lefel eitem at yr Hwb Archifau.
Mae’r Archifau wedi llwyddo i sicrhau cyllid allanol a chymryd rhan mewn prosiectau partneriaeth mewn perthynas â chatalogio a byddant yn parhau i geisio cyfleoedd tebyg.
5. Cyd-destun Polisi a Chysylltiadau
Mae’r polisi gwybodaeth am y casgliadau hwn yn rhan o strategaeth rheoli casgliadau gynhwysfawr ar gyfer Archifau Richard Burton. Mae’r polisïau perthnasol eraill yn cynnwys y canlynol:
Adolygu
Cymeradwywyd y polisi hwn ym mis Ebrill 2017. Bydd yn cael ei adolygu ym mis Ebrill 2020 neu’n gynharach os bydd amgylchiadau’n gorfodi hynny.
[1] http://www.nationalarchifau.gov.uk/documents/Deaccessioning-and-disposal-guide.pdf
1. Datganiad Cenhadaeth
Archifau Richard Burton yw cof corfforaethol a stordy archifau Prifysgol Abertawe ac maent yn cadw deunydd o arwyddocâd lleol, rhanbarthol a chenedlaethol. Mae’r Archifau’n dewis ac yn cadw’r holl gofnodion o werth hanesyddol a grëwyd neu a brynwyd gan y Brifysgol ac yn sicrhau eu bod ar gael i bawb eu gweld. Drwy gyfrwng ei ddaliadau ac arbenigedd ei staff, mae’r Archifau’n cefnogi cenhadaeth y Brifysgol i ddarparu amgylchedd o ragoriaeth ymchwil, darparu profiad eithriadol i fyfyrwyr gyda’r addysgu o’r ansawdd uchaf, a chyfoethogi’r gymuned a bywyd diwylliannol Cymru a thu hwnt.
2. Amcanion Polisi
Prif amcan y polisi hwn yw dangos y dull cydlynol ac integredig o weithredu y mae’r Archifau’n ei fabwysiadu mewn perthynas â Rheoli Casgliadau Archifau. Yn unol â PAS197:2009, mae gan yr Archifau ‘ddull strategol ac integredig o reoli casgliadau … strategaethau cynaliadwy sy’n sicrhau cydbwysedd o ran datblygu casgliadau, gwybodaeth am gasgliadau, mynediad at gasgliadau a gofal a chadwraeth casgliadau.’[1] Mae cysylltiad rhwng y polisïau, y cynlluniau a’r gweithdrefnau sy’n sbarduno gwaith yr Archifau ar ddatblygu casgliadau, gwybodaeth am gasgliadau a gofal o gasgliadau, gyda’r nod o lunio dull cyfannol o reoli’r dreftadaeth ddogfennol sy’n cael ei chadw a sicrhau ei bod ar gael i bawb. Drwy gynllunio a gofal effeithiol o’r casgliadau, catalogio proffesiynol, gwarchod a chadwraeth briodol, digideiddio, a gweithgareddau hyrwyddo ac allgymorth, mae staff yr Archifau’n annog mynediad at y casgliadau ac yn annog eu datblygu.
3. Statws
Sylfaenwyd Coleg y Brifysgol Abertawe’n rhan o Brifysgol Cymru yn 1920. Daeth yn Brifysgol Cymru Abertawe yn 1996. Yn 2007 daeth Prifysgol Abertawe’n annibynnol ar Brifysgol Cymru.
Mae’r Archifau’n rhan o’r Llyfrgell, a sefydlwyd fel rhan o’r Brifysgol wrth ei sylfaenu. Dechreuodd Llyfrgell y Brifysgol dderbyn casgliadau archif yn y 1950au. I gydnabod yr angen am ofalu am y rhain, penodwyd yr archifydd proffesiynol cyntaf yn 1965 ac, ers hynny, mae archifydd proffesiynol wedi bod yma i reoli, datblygu a galluogi mynediad at y casgliadau. Ar hyn o bryd mae’r Archifau’n rhan o’r Gwasanaethau a’r Systemau Gwybodaeth, adran weinyddol yn y Brifysgol sy’n darparu mynediad at adnoddau sy’n sail i ymchwil, dysgu a gweinyddu. Mae gan y GSG a’r Brifysgol ymrwymiad parhaus i’r Archifau.
4. Rheoli Casgliadau
Mae’r polisi rheoli casgliadau hwn yn dod ag elfennau a adlewyrchir yn y Datganiad Cenhadaeth at ei gilydd:
5. Safonau
Mae’r safonau canlynol yn berthnasol i’r polisïau sy’n rheoli casgliadau’r Archifau:
Bydd fframweithiau cyfreithiol perthnasol a safonau proffesiynol a moesegol yn arwain arfer yr Archifau o ran datblygu casgliadau, gwybodaeth am gasgliadau, mynediad atynt a gofal ohonynt, gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i’r canlynol:
6. Rhyng-berthnasoedd
Mae deall y rhyng-berthnasoedd yn allweddol er mwyn deall y dull cyfannol o reoli casgliadau.
Mae’r polisïau rheoli casgliadau unigol yn adlewyrchu’r rhyng-berthnasoedd hyn.
7. Cyd-destun Polisi a Chysylltiadau
Mae’r polisi rheoli casgliadau hwn yn rhan o strategaeth rheoli casgliadau gynhwysfawr ar gyfer Archifau Richard Burton. Mae’r polisïau perthnasol eraill yn cynnwys y canlynol:
Adolygu
Cymeradwywyd y polisi hwn ym mis Ebrill 2017. Bydd yn cael ei adolygu ym mis Ebrill 2020 neu’n gynharach os bydd amgylchiadau’n gorfodi hynny.
[1] PAS197:2009 – Cod Ymarfer ar gyfer Rheoli Casgliadau Diwylliannol, t.1
