Partneriaeth Ymestyn yn Ehangach De-orllewin Cymru
Ariennir Partneriaeth Ymestyn yn Ehangach De-orllewin Cymru gan Raglen Ymestyn yn Ehangach Medr. Ein partneriaid yw Prifysgol Abertawe, Prifysgol Cymru y Drindod Dewi Sant, y Brifysgol Agored yng Nghymru, Coleg Sir Gâr, Coleg Gŵyr Abertawe, Grŵp Coleg Castell-nedd Port Talbot, Coleg Sir Benfro, awdurdodau lleol ac ysgolion yn ne-orllewin Cymru.
Prifysgol Abertawe yw’r prif bartner ac mae’n gyfrifol am gasglu a phrosesu data personol, gan gynnwys data a ddiffinnir fel data categori arbennig. Felly, Prifysgol Abertawe yw’r rheolydd data ac mae’n ymrwymedig i ddiogelu hawliau cyfranogwyr yn unol â Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU), Deddf Diogelu Data 2018 a deddfwriaeth diogelu data berthnasol arall. Gall partneriaid eraill weithredu fel rheolwyr data lle bo hynny’n briodol.
Mae gan Brifysgol Abertawe Swyddog Diogelu Data a gellir cysylltu â’r unigolyn hwn drwy e-bostio dataprotection@abertawe.ac.uk.
Rydyn ni’n cymryd casglu, storio a defnyddio data personol o ddifrif. Mae’r hysbysiad hwn yn esbonio pam rydyn ni’n casglu gwybodaeth am unigolion sy’n cymryd rhan yn y rhaglen Ymestyn yn Ehangach, sut rydyn ni’n defnyddio’r wybodaeth honno, sut gallai hi gael ei rhannu a’r camau rydyn ni’n eu cymryd i’w chadw’n ddiogel.
Bydd yr holl ddata personol a gesglir drwy’r rhaglen Ymestyn yn Ehangach yn cael ei brosesu a’i storio’n unol â deddfwriaeth diogelu data berthnasol.
Defnyddio’r Higher Education Access Tracker (HEAT)
Mae Prifysgol Abertawe, ar ran Partneriaeth Ymestyn yn Ehangach De-orllewin Cymru, yn defnyddio’r Higher Education Access Tracker (HEAT), sef cronfa ddata ddiogel a ddefnyddir ledled y DU gan brifysgolion a phartneriaid i gofnodi, monitro a gwerthuso gweithgareddau allgymorth ac ehangu cyfranogiad.
Gellir cofnodi gwybodaeth am gyfranogwyr yn HEAT at y dibenion canlynol:
· monitro cyfranogiad mewn gweithgareddau allgymorth;
· gwerthuso effeithiolrwydd rhaglenni ehangu cyfranogiad;
· cefnogi ymchwil i fynediad at addysg uwch a llwyddiant myfyrwyr; a
· chyfrannu at dystiolaeth ledled y sector am gyfle cyfartal.
Cynhelir y prosesu hwn fel rhan o dasg gyhoeddus Prifysgol Abertawe ac ni fydd y data yn cael ei ddefnyddio at ddibenion marchnata.
Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth am sut mae data cyfranogwyr yn cael ei brosesu yn HEAT yn hysbysiad preifatrwydd HEAT: https://heat.ac.uk/privacy-notice/
Gellir dod o hyd i wybodaeth am sut mae data myfyrwyr yn cael ei ddefnyddio gan yr Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch (HESA) yn: https://www.hesa.ac.uk/about/regulation/data-protection
Pa fath o wybodaeth rydyn ni’n ei chasglu?
Rydyn ni’n casglu’r wybodaeth ganlynol am gyfranogwyr yn ein gweithgareddau i’n helpu ni i gadarnhau bod ein gweithgareddau’n cyrraedd pobl o gefndiroedd sydd heb gynrychiolaeth ddigonol ym myd addysg uwch ar hyn o bryd:
· enw;
· yr Ysgol neu’r coleg a fynychwyd;
· dyddiad geni;
· rhywedd;
· côd post cartref;
· ethnigrwydd;
· anabledd;
· a yw’r cyfranogwr yn byw mewn gofal neu wedi byw mewn gofal yn y gorffennol;
· a yw’r cyfranogwr yn ofalwr am aelod o’i deulu neu ddibynnydd; a
· lle rhoddir caniatâd penodol, lluniau a ffilmiau y gellir eu defnyddio at ddibenion marchnata, megis ar ein gwefan neu mewn astudiaethau achos.
Yn achos cyfranogwyr sy’n oedolion, rydyn ni hefyd yn casglu’r canlynol:
· lefel addysg flaenorol; a
· chyfeiriad e-bost.
Yn achos gweithgareddau preswyl a gweithgareddau a gynhelir y tu allan i oriau ysgol, rydyn ni hefyd yn casglu gwybodaeth am ofynion meddygol a gofynion eraill lle bydd angen gwneud hyn i ddarparu cymorth priodol a sicrhau iechyd a diogelwch y cyfranogwyr a’r staff. Gall hyn gynnwys:
· gofynion dietegol;
· gofynion diwylliannol;
· manylion cyswllt mewn argyfwng;
· alergeddau;
· trefniadau meddygol; a
· meddyginiaethau a gymerir.
Beth yw'r sail gyfreithiol dros brosesu'r data?
Mae'r gwaith a wnawn i hyrwyddo ymgysylltiad a chyfranogiad ehangach mewn addysg uwch yn cael ei wneud er budd y cyhoedd. Mae angen i ni sicrhau bod y cyllid rydyn ni’n ei gael gan asiantaethau cyllido’r Llywodraeth yn cael ei wario’n briodol ac yn cael effaith gadarnhaol. Er mwyn i ni fesur yr effaith honno a chynnal ein gweithgareddau, mae angen i ni gasglu a phrosesu data cyfranogwyr.
Mae Partneriaeth Ymestyn yn Ehangach De-orllewin Cymru’n prosesu data personol lle bydd angen gwneud hyn er mwyn cyflawni tasg er budd y cyhoedd ac i arfer ei swyddogaethau swyddogol.
Y sail gyfreithiol dros brosesu data categori arbennig a gesglir i fonitro cyfle cyfartal yw bod angen prosesu’r data er budd sylweddol y cyhoedd ac at ddibenion ystadegol o ran monitro
cyfle cyfartal yn unol â Deddf Cydraddoldeb 2010. Mae angen prosesu’r data at ddibenion nodi neu barhau i adolygu presenoldeb neu absenoldeb cyfle neu driniaeth cyfartal rhwng grwpiau penodol o bobl, â’r nod o’n galluogi i hyrwyddo neu gynnal cydraddoldeb o’r fath.
Y sail gyfreithiol dros brosesu data categori arbennig a gesglir ar gyfer gweithgareddau preswyl a gweithgareddau y tu allan i orau yw cydsyniad penodol.
Y sail gyfreithiol dros brosesu lluniau a deunyddiau eraill a ddefnyddir at ddibenion cyfathrebiadau marchnata yw cydsyniad penodol.
Pam rydyn ni’n casglu data unigolion a sut rydyn ni’n ei ddefnyddio
Rydyn ni’n casglu ac yn defnyddio data am unigolion am bedwar prif reswm:
1. Monitro ac adrodd. Mae hyn yn ein galluogi i fodloni gofynion adrodd allanol gorfodol ar gyfer cyrff rheoleiddio a chyllido megis Medr, y Comisiwn Addysg Drydyddol ac Ymchwil. Hefyd, mae hyn yn rhoi darlun eglur i ni o’r gweithgareddau rydyn ni’n eu cynnal a’r bobl rydyn ni’n gweithio gyda nhw, gan ein helpu ni i sicrhau ein bod ni’n cyrraedd y bobl sy’n cael y budd mwyaf o weithgareddau allgymorth.
2. Gwerthuso. Mae hyn yn ein helpu ni i asesu effeithiolrwydd mentrau gwahanol a luniwyd i ehangu cyfranogiad mewn addysg uwch. Mae hyn yn cynnwys olrhain teithiau addysgol cyfranogwyr yn yr hirdymor, gan gynnwys drwy systemau megis Higher Education Access Tracker (HEAT), sy’n ein galluogi ni i ddeall faint o’r cyfranogwyr yn ein gweithgareddau’n symud ymlaen i addysg uwch.
3. Targedu ein gweithgareddau. Mae gwybodaeth yn ein helpu ni i nodi pobl sy'n perthyn i grwpiau heb gynrychiolaeth ddigonol mewn addysg uwch a, lle bo’n briodol, i sicrhau bod pobl o'r grwpiau hyn yn cael blaenoriaeth wrth gael mynediad at ein gweithgareddau.
4. Iechyd, diogelwch a lles. Defnyddir gwybodaeth, lle bydd hynny’n angenrheidiol, i sicrhau iechyd a diogelwch y cyfranogwyr yn ein rhaglenni ac i ddiwallu anghenion bugeiliol a lles, er enghraifft, drwy sicrhau ein bod ni’n ymwybodol o gyflyrau meddygol perthnasol.
Sut mae data’n cael ei gasglu a’i brosesu
Gellir casglu data cyfranogwyr mewn sawl ffordd, gan ddibynnu ar sut mae gweithgaredd yn cael ei drefnu a’i gynnal.
Gweithgareddau sy’n cynnwys ysgolion a sefydliadau eraill
Lle bydd Ymestyn yn Ehangach yn gweithio’n uniongyrchol gydag ysgol, gellir anfon ffurflen a gwybodaeth esboniadol at rieni neu ofalwyr y plant sy’n cymryd rhan drwy’r ysgol, gan ofyn am yr wybodaeth y mae ei hangen am y cyfranogwyr. Caiff yr wybodaeth gyflawn ei dychwelyd at dîm Ymestyn yn Ehangach drwy’r ysgol a chaiff ei chofnodi mewn cofnod electronig diogel.
Cyfranogwyr sy’n cyflwyno cais yn uniongyrchol i Ymestyn yn Ehangach
Yn achos gweithgareddau lle bydd cyfranogwyr yn cyflwyno cais yn uniongyrchol i Ymestyn yn Ehangach, megis cynlluniau preswyl, gall gwybodaeth gael ei darparu drwy ffurflen gais ddiogel ar-lein neu ar ffurflen bapur a ddychwelir yn uniongyrchol at y tîm Ymestyn yn Ehangach. Ni fydd neb ond aelodau o’r tîm sydd wedi’u hawdurdodi yn cael mynediad at yr wybodaeth hon.
Data a gesglir gan ein partneriaid addysgol
Cynhelir rhai o weithgareddau Ymestyn yn Ehangach gan ein partneriaid addysgol a enwir, neu mewn partneriaeth â nhw. Lle mai dyma’r achos, gall y partner addysgol gasglu gwybodaeth am gyfranogwyr a’i darparu i Bartneriaeth Ymestyn yn Ehangach De-orllewin Cymru. Mae angen gwneud hyn oherwydd bod Prifysgol Abertawe, fel y prif bartner, yn gyfrifol am fonitro cyfranogiad ar draws y Bartneriaeth ac adrodd am weithgarwch Ymestyn yn Ehangach i Medr.
Rydyn ni’n nodi’r wybodaeth am gyfranogwyr y mae gofyn i’n partneriaid addysgol ei chasglu at y dibenion hyn. Gall partneriaid ddefnyddio ffurflen casglu gwybodaeth am gyfranogwyr Ymestyn yn Ehangach a ddarperir gennym neu, lle bydd hynny’n briodol, eu systemau neu eu ffurflenni casglu data eu hunain, ar yr amod bod y rhain yn casglu’r wybodaeth y mae ei hangen at ddibenion monitro ac adrodd Ymestyn yn Ehangach.
Mae partneriaid addysgol yn gyfrifol am sicrhau bod data personol yn cael ei gasglu a’i drin yn briodol tra bydd yn eu meddiant, yn unol â deddfwriaeth diogelu data berthnasol a’u polisïau a’u gweithdrefnau diogelu data eu hunain. Yna, caiff data cyfranogwyr sy’n angenrheidiol ar gyfer monitro, gwerthuso ac adrodd ar ran Ymestyn yn Ehangach ei rannu’n ddiogel â Phrifysgol Abertawe fel y prif bartner a chaiff ei brosesu at y dibenion a ddisgrifir yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn.
Gan ddibynnu ar amgylchiadau a natur y gweithgarwch, gall partner weithredu fel rheolydd data yn ei rinwedd ei hun mewn perthynas â’r wybodaeth y mae’n ei chasglu, yn ogystal â rhannu gwybodaeth benodol â Phrifysgol Abertawe at ddibenion y rhaglen Ymestyn yn Ehangach.
Storio a mynediad
Caiff cofnodion electronig a ddiogelir gan gyfrineiriau sy’n cynnwys gwybodaeth am gyfranogwyr unigol eu storio yn systemau diogel Prifysgol Abertawe. Ni fydd neb ond aelodau o’r tîm Ymestyn yn Ehangach a defnyddwyr awdurdodedig eraill, lle bydd hynny’n angenrheidiol, yn cael mynediad at yr wybodaeth.
Ni fydd neb ond aelodau dynodedig o’r tîm Ymestyn yn Ehangach a gweinyddwyr awdurdodedig y system yn cael mynediad at wybodaeth a gedwir mewn cronfeydd data a systemau perthnasol.
At ddibenion monitro, gwerthuso ac ymchwil, gall data gael ei rannu â chyrff allanol penodol, megis Gwasanaeth Derbyn y Prifysgolion a'r Colegau (UCAS), a gall hefyd gael ei brosesu yn HEAT i gefnogi olrhain deilliannau addysgol cyfranogwyr.
Hefyd, gall data personol cyfranogwyr gael ei rannu’n ddiogel rhwng Prifysgol Abertawe a phartneriaid addysgol sy’n cymryd rhan wrth gynnal gweithgareddau Ymestyn yn Ehangach lle bydd angen gwneud hyn er mwyn cynnal, monitro a gwerthuso’r rhaglen ac er mwyn i Brifysgol Abertawe, fel y prif bartner, fodloni ei rhwymedigaethau adrodd i Medr.
Fel arfer, adroddir am ddata cyfranogwyr yn fewnol ac yn allanol ar sail gyfanredol, sy’n golygu yr adroddir am gyfansymiau neu wybodaeth grynodol arall yn hytrach na gwybodaeth sy’n adnabod cyfranogwyr unigol.
Am faint cedwir eich gwybodaeth?
Rydyn ni’n cydnabod y dylid cadw gwybodaeth bersonol pan fydd angen dilys am wneud hynny’n unig ac nid am gyfnod hwy na sydd angen.
Caiff gwybodaeth ar bapur ei storio’n ddiogel a chaiff ei dinistrio flwyddyn ar ôl y digwyddiad perthnasol.
Lle bydd data cyfranogwyr yn cael ei gynnwys yn Higher Education Access Tracker (HEAT), gall gael ei gadw am gyfnodau o hyd at 15 mlynedd i alluogi deilliannau addysgol i gael eu holrhain a’u gwerthuso.
Bydd data a rennir neu a gysylltir â thrydydd partïon at ddibenion ymchwil yn cael ei gadw yng nghronfeydd data'r trydydd parti am oes y prosiectau hynny, lle na fydd modd adnabod unigolion mwyach.
Diogelwch eich gwybodaeth
Mae deddfwriaeth diogelu data’n gofyn i ni gadw gwybodaeth bersonol yn ddiogel. Golyga hyn y bydd cyfrinachedd cyfranogwyr yn cael ei barchu a rhoddir mesurau technegol a sefydliadol priodol ar waith i atal mynediad anawdurdodedig, colled neu ddatgeliad.
Ni fydd neb ond aelodau o staff y mae angen iddynt gael mynediad at rannau perthnasol o wybodaeth unigolion, neu’r holl wybodaeth, yn cael eu hawdurdodi i gael mynediad ati. Bydd gwybodaeth a gedwir yn electronig wedi’i diogelu gan gyfrineiriau a chyfyngiadau diogelwch priodol eraill, a bydd cofnodion papur yn cael eu storio’n ddiogel a rheolir mynediad atynt.
Gall rhywfaint o brosesu gael ei wneud ar ran Prifysgol Abertawe gan sefydliad sydd dan gontract i wneud hynny. Bydd hi’n ofynnol i sefydliadau sy’n prosesu data personol ar ran y Brifysgol brosesu’r wybodaeth honno’n unol â deddfwriaeth diogelu data berthnasol a gofynion y Brifysgol.
Lle bydd gwybodaeth yn cael ei chasglu gan bartner addysgol cyn iddi gael ei rhannu â Phrifysgol Abertawe, bydd y partner hwnnw yn gyfrifol am ddiogelu’r wybodaeth yn briodol tra bydd yn ei feddiant ac am drosglwyddo’r wybodaeth yn ddiogel.
Pa hawliau sydd gennych?
O dan ddeddfwriaeth diogelu data, mae gan unigolion nifer o hawliau mewn perthynas â’u gwybodaeth bersonol. Gan ddibynnu ar yr amgylchiadau, gall y rhain gynnwys yr hawliau canlynol:
· cael mynediad at wybodaeth bersonol a gedwir amdanynt, gan gynnwys gwybodaeth a gedwir mewn systemau megis HEAT;
· gofyn i wybodaeth anghywir gael ei chywiro;
· gwrthwynebu prosesu penodol;
· gofyn am gyfyngiad ar brosesu;
· gofyn i wybodaeth gael ei dileu; a
· chludadwyedd data, lle bydd yr hawl hon yn berthnasol.
Os oes gennych chi bryderon ynghylch y defnydd o’ch gwybodaeth at y dibenion hyn neu os hoffech chi ofyn am gopi o’r data personol a gedwir amdanoch chi, dylid cyflwyno ceisiadau i Swyddog Diogelu Data’r Brifysgol:
Swyddog Cydymffurfiaeth y Brifysgol (Rhyddid Gwybodaeth/Diogelu Data)
Swyddfa'r Is-ganghellor Prifysgol Abertawe Parc Singleton Abertawe SA2 8PP
E-bost: dataprotection@abertawe.ac.uk
Cwestiynau ychwanegol
Os oes gennych chi ragor o gwestiynau am sut rydyn ni’n casglu, yn defnyddio neu’n prosesu data monitro cyfranogwyr, cysylltwch â’r tîm Ymestyn yn Ehangach: E-bost: reachingwider@abertawe.ac.uk Ffôn: 01792 602 128
Sut i gwyno
Os ydych yn anfodlon ar y ffordd mae'ch gwybodaeth personol wedi cael ei phrosesu, yn y lle cyntaf gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol gan ddefnyddio'r manylion cyswllt uchod.
Os ydych chi’n anfodlon o hyd, mae gennych chi’r hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.
Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane Wilmslow
Swydd Gaer
SK9 5AF
Hysbysiad Preifatrwydd Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe - Diwrnod Camu Ymlaen/Ymweliadau ysgolion
Mae Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe yn rhaglen ehangu cyfranogiad a ariennir gan ymrwymiadau cynllun ffïoedd a mynediad Prifysgol Abertawe a chaiff ei monitro gan Medr.
Mae Prifysgol Abertawe'n gyfrifol am gasglu a phrosesu data personol, gan gynnwys data a ddiffinnir fel categori arbennig. Felly, Prifysgol Abertawe yw'r rheolydd data ac mae wedi ymrwymo i amddiffyn hawliau cyfranogwyr yn unol â'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) a Deddf Diogelu Data 2018. Mae gan Brifysgol Abertawe Swyddog Diogelu Data a gellir cysylltu â'r unigolyn hwnnw yn dataprotection@abertawe.ac.uk
Rydym yn rhoi ystyriaeth ddifrifol iawn i gadw, storio a defnyddio data personol. Yn y ddogfen hon, rydym yn esbonio pam rydym yn casglu data unigolion ar gyfer Rhaglen Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe, sut rydym yn ei brosesu a'r camau rydym yn eu cymryd i sicrhau diogelwch data ar bob cam.
Caiff yr holl ddata a gesglir drwy raglen Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe ei brosesu a'i storio yn unol â'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) a Deddf Diogelu Data 2018.
Pa ddata rydyn ni'n ei gasglu?
Byddwn yn casglu'r wybodaeth ganlynol:
- Ysgol/Coleg sy'n cymryd rhan
- Anabledd, gwahaniaethau dysgu a/neu gyflyrau iechyd meddwl
- A yw'r person ifanc yn ofalwr
- P'un a oes gan y person ifanc blentyn neu blentyn sy'n dibynnu arno
- A yw'r person ifanc wedi'i ddieithrio o'i deulu (neu a ydyw heb gysylltiad â'i rieni)
- Profiad y rhiant/gofalwr o fyd addysg uwch
- Statws ceisiwr lloches/ffoadur
- Statws teuluoedd sy'n gwasanaethu yn y lluoedd arfog
- Pu'n a oes gan y person ifanc berson sy'n ddibynnol arno
Beth yw'r sail gyfreithiol dros brosesu'ch data personol?
Mae'r gwaith a wnawn i hyrwyddo ymrwymiad a chyfranogiad ehangach mewn addysg uwch yn cael ei wneud er budd y cyhoedd. Mae angen i ni sicrhau bod yr arian rydyn ni'n ei fuddsoddi drwy'r cynllun ffïoedd a mynediad yn cael ei wario'n briodol a'i fod yn cael effaith gadarnhaol. Er mwyn mesur effaith ac i gynnal ein gweithgareddau, mae angen i ni gasglu data cyfranogwyr.
Mae rhaglen Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe yn prosesu data personol gan ei fod yn angenrheidiol er mwyn iddi gyflawni tasg er budd y cyhoedd ac ar gyfer ei gweithredoedd swyddogol.
Rydym yn prosesu data categori arbennig ar sail budd y cyhoedd. Mae'r gwaith prosesu hwn yn helpu i sicrhau bod gwahanol grwpiau o bobl yn cael eu trin yn deg ac yn cael cyfle cyfartal, fel y gallwn hyrwyddo neu gynnal cydraddoldeb. Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu data categori arbennig a gesglir ar gyfer gweithgareddau preswyl a gweithgareddau y tu allan i oriau gwaith yw caniatâd penodol.
Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r defnydd o ffotograffau a chyfathrebiadau marchnata yw Caniatâd.
Pam rydym yn casglu data unigolion a sut rydym yn ei ddefnyddio?
Rydym yn casglu data am unigolion am y pedwar prif reswm canlynol.
- At ddibenion monitro, sy'n ein galluogi i fodloni gofynion adrodd allanol gorfodol i gyrff ymgynghorol fel Medr. Mae hefyd yn rhoi darlun clir i ni o'r gweithgareddau rydym yn eu darparu a'r bobl rydym yn gweithio gyda nhw i'n helpu i sicrhau ein bod yn cyrraedd y rhai hynny a allai elwa fwyaf o'n gweithgareddau allgymorth.
- At ddibenion gwerthuso sy'n ein helpu i asesu effeithiolrwydd gwahanol fentrau ar ehangu cyfranogiad i addysg uwch. Mae hyn yn cynnwys olrhain teithiau addysg cyfranogwyr yn y tymor hir, sy'n ein galluogi ni i weld faint o'r rhai hynny sy'n cymryd rhan yn ein gweithgareddau sy'n mynd ymlaen i'r brifysgol.
- Er mwyn ein helpu ni i nodi pobl sy'n perthyn i grwpiau sydd heb gynrychiolaeth ddigonol mewn addysg uwch ac i sicrhau bod pobl o'r grwpiau hyn yn cael blaenoriaeth wrth elwa o'n gweithgareddau.
- Er mwyn sicrhau iechyd a diogelwch pob cyfranogwr yn ein rhaglenni a chynorthwyo ag anghenion bugeiliol a lles e.e. sicrhau ein bod yn ymwybodol o gyflyrau meddygol.
Sut mae data'n cael ei brosesu
- Mae unrhyw ddata personol a gesglir gan dîm Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe yn cael ei gadw mewn cronfeydd data diogel, a dim ond y tîm Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe sydd â mynediad atynt. Yn achos data a gesglir drwy ffurflenni papur, caiff hwn ei gadw mewn storfa dan glo a'i fewnbynnu i daenlenni diogel cyn gynted â phosibl. Yna caiff y ffurflenni papur eu gwaredu'n ddiogel. Caiff gwybodaeth y cyfranogwyr ei gwirio'n weledol a'i mewnbynnu i'n cronfa ddata ddiogel ar-lein,
- Dim ond aelodau dynodedig o staff Prifysgol Abertawe a'r tîm canolog sy'n rheoli'r gronfa ddata ar-lein all gael mynediad at yr wybodaeth yn y gronfa ddata ar-lein. At ddibenion monitro ac ymchwil yn unig, gellir rhannu data gyda chyrff allanol penodol fel Gwasanaeth Derbyn y Prifysgolion a’r Colegau (UCAS). Mae hyn yn ein galluogi ni i weld cyrchfan addysg uwch y cyfranogwyr sydd wedi cymryd rhan yn ein gweithgareddau.
- At ddibenion monitro ac ymchwil, gellir rhannu data dienw gyda thrydydd partïon hefyd.
- Os bydd adrodd mewnol neu allanol sy'n defnyddio data a gasglwyd, caiff y data ei gyflwyno ffurf gyfanredol, sy'n golygu mai dim ond cyfansymiau a ddangosir felly ni ddatgelir data ar unigolion byth.
Am faint cedwir eich gwybodaeth?
Bydd gwybodaeth gan fyfyrwyr yn cael ei chadw am 10 mlynedd o ddyddiad y digwyddiad.
Bydd data a rennir/a gysylltir â thrydydd partïon at ddibenion ymchwil yn cael ei gadw mewn cronfeydd data'r trydydd parti am oes prosiectau'r trydydd partïon, gan nad oes modd adnabod unigolion mwyach.
Diogelwch eich gwybodaeth
Mae deddfwriaeth Diogelu Data yn gosod dyletswydd arnom i gadw eich gwybodaeth yn ddiogel. Golyga hyn y caiff eich cyfrinachedd ei barchu, ac y cymerir yr holl gamau priodol i atal mynediad a datgeliad anawdurdodedig. Ni chaiff neb fynediad at eich gwybodaeth, ac eithrio'r aelodau staff hynny y mae angen iddynt gyrchu rhannau perthnasol o'ch gwybodaeth, neu'ch holl wybodaeth. Bydd gwybodaeth electronig amdanoch yn cael ei diogelu trwy gyfrineiriau a chyfyngiadau diogelwch eraill, a chedwir ffeiliau papur mewn ardaloedd diogel lle rheolir mynediad.
Gall rhywfaint o brosesu gael ei wneud ar ran y Brifysgol gan sefydliad sydd dan gontract i wneud hynny. Bydd sefydliadau sy'n prosesu data ar ran y Brifysgol yn rhwymedig i brosesu data personol yn unol â deddfwriaeth diogelu data.
Pa hawliau sydd gennych?
Mae gennych hawl i weld eich gwybodaeth bersonol, i wrthwynebu prosesu eich gwybodaeth bersonol, cywiro, dileu, cyfyngu a throsglwyddo eich gwybodaeth bersonol. Os oes gennych unrhyw bryderon am ddefnyddio eich data at y dibenion hyn neu os hoffech gael copi o'r data sydd gennym amdanoch chi, dylech anfon ceisiadau neu wrthwynebiadau ysgrifenedig at Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol:
E-bost: dataprotection@abertawe.ac.uk
Cwestiynau ychwanegol?
Os oes gennych gwestiynau eraill am sut rydym yn prosesu data monitro unigolion, mae croeso i chi gysylltu â stepup@abertawe.ac.uk
Sut i gwyno
Os ydych yn anfodlon ar y ffordd mae'ch gwybodaeth bersonol wedi cael ei phrosesu, i ddechrau, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol, gan ddefnyddio'r manylion cyswllt uchod.
Os ydych yn anfodlon wedi hynny, mae gennych hawl i gysylltu'n uniongyrchol â'r Comisiynydd Gwybodaeth i gael penderfyniad. Gallwch gysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yma
Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth,
Tŷ Wycliffe,
Water Lane,
Wilmslow,
Swydd Gaer,
SK9 5AF
Hysbysiad Preifatrwydd Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe – Rhaglen Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe
Mae Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe yn rhaglen ehangu cyfranogiad a ariennir gan ymrwymiadau cynllun ffïoedd a mynediad Prifysgol Abertawe a chaiff ei monitro gan Medr.
Mae Prifysgol Abertawe'n gyfrifol am gasglu a phrosesu data personol, gan gynnwys data a ddiffinnir fel categori arbennig. Felly, Prifysgol Abertawe yw'r rheolydd data ac mae wedi ymrwymo i amddiffyn hawliau cyfranogwyr yn unol â'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) a Deddf Diogelu Data 2018. Mae gan Brifysgol Abertawe Swyddog Diogelu Data a gellir cysylltu â'r unigolyn hwnnw yn dataprotection@abertawe.ac.uk
Rydym yn rhoi ystyriaeth ddifrifol iawn i gadw, storio a defnyddio data personol. Yn y ddogfen hon, rydym yn esbonio pam rydym yn casglu data unigolion ar gyfer Rhaglen Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe, sut rydym yn ei brosesu a'r camau rydym yn eu cymryd i sicrhau diogelwch data ar bob cam.
Caiff yr holl ddata a gesglir drwy raglen Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe ei brosesu a'i storio yn unol â'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data (GDPR) a Deddf Diogelu Data 2018.
Pa ddata rydyn ni'n ei gasglu?
Wrth wneud cais am y rhaglen, byddwn yn casglu'r wybodaeth ganlynol:
- Manylion cyswllt (gan gynnwys cyfeiriad, e-bost a rhif ffôn)
- Anabledd, gwahaniaethau dysgu a/neu gyflyrau iechyd meddwl
- Os yn cael Lwfans Cynhaliaeth Addysg( LCA)/Prydau Ysgol Am Ddim/Grant Dysgu Llywodraeth Cymru
- A yw'r person ifanc wedi bod mewn gofal neu a yw mewn gofal ar hyn o bryd
- A yw'r person ifanc yn ofalwr
- Profiad teuluol o addysg uwch yn y DU
- Lefel addysg a statws cyflogaeth rhieni
- Statws ceisiwr lloches/ffoadur
- Statws teuluoedd sy'n gwasanaethu yn y lluoedd arfog
- Ffotograffau a Ffilmio – A ddefnyddir at ddibenion marchnata
- P'un a oes gan y person ifanc blentyn neu blentyn sy'n dibynnu arno
- P'un a yw'r person ifanc wedi’i ddieithrio o’i rieni.
Os byddwch yn llwyddo i gael lle ar y rhaglen, byddwn hefyd yn casglu'r canlynol:
- Manylion cyflyrau meddygol a meddyginiaeth
- Gwybodaeth am feddygfa'r Meddyg Teulu
- Manylion euogfarnau troseddol neu ymchwiliadau cyfredol
- Caniatâd i gysylltu â rhieni/gwarcheidwaid ynglŷn â phresenoldeb
Beth yw'r sail gyfreithiol dros brosesu'ch data personol?
Mae'r gwaith a wnawn i hyrwyddo ymrwymiad a chyfranogiad ehangach mewn addysg uwch yn cael ei wneud er budd y cyhoedd. Mae angen i ni sicrhau bod yr arian rydyn ni'n ei fuddsoddi drwy'r cynllun ffïoedd a mynediad yn cael ei wario'n briodol a'i fod yn cael effaith gadarnhaol. Er mwyn mesur effaith ac i gynnal ein gweithgareddau, mae angen i ni gasglu data cyfranogwyr.
Mae rhaglen Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe yn prosesu data personol gan ei fod yn angenrheidiol er mwyn iddi gyflawni tasg er budd y cyhoedd ac ar gyfer ei gweithredoedd swyddogol.
Rydym yn prosesu data categori arbennig ar sail budd y cyhoedd. Mae'r gwaith prosesu hwn yn helpu i sicrhau bod gwahanol grwpiau o bobl yn cael eu trin yn deg ac yn cael cyfle cyfartal, fel y gallwn hyrwyddo neu gynnal cydraddoldeb. Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu data categori arbennig a gesglir ar gyfer gweithgareddau preswyl a gweithgareddau y tu allan i oriau gwaith yw caniatâd penodol.
Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'r defnydd o ffotograffau a chyfathrebiadau marchnata yw Caniatâd.
Pam rydym yn casglu data unigolion a sut rydym yn ei ddefnyddio?
Rydym yn casglu data am unigolion am y pedwar prif reswm canlynol.
- At ddibenion monitro, sy'n ein galluogi i fodloni gofynion adrodd allanol gorfodol i gyrff ymgynghorol fel Medr. Mae hefyd yn rhoi darlun clir i ni o'r gweithgareddau rydym yn eu darparu a'r bobl rydym yn gweithio gyda nhw i'n helpu i sicrhau ein bod yn cyrraedd y rhai hynny a allai elwa fwyaf o'n gweithgareddau allgymorth.
- At ddibenion gwerthuso sy'n ein helpu i asesu effeithiolrwydd gwahanol fentrau ar ehangu cyfranogiad i addysg uwch. Mae hyn yn cynnwys olrhain teithiau addysg cyfranogwyr yn y tymor hir, sy'n ein galluogi ni i weld faint o'r rhai hynny sy'n cymryd rhan yn ein gweithgareddau sy'n mynd ymlaen i'r brifysgol.
- Er mwyn ein helpu ni i nodi pobl sy'n perthyn i grwpiau sydd heb gynrychiolaeth ddigonol mewn addysg uwch ac i sicrhau bod pobl o'r grwpiau hyn yn cael blaenoriaeth wrth elwa o'n gweithgareddau.
- Er mwyn sicrhau iechyd a diogelwch pob cyfranogwr yn ein rhaglenni a chynorthwyo ag anghenion bugeiliol a lles e.e. sicrhau ein bod yn ymwybodol o gyflyrau meddygol.
Sut mae data'n cael ei brosesu
- Mae data personol a gesglir gan dîm Camu Ymlaen i Brifysgol Abertawe yn cael ei storio mewn cronfeydd data diogel. Yn achos data a gesglir drwy ffurflenni papur, caiff ei storio mewn storfa gloëdig a'i fewnbynnu i daenlenni diogel cyn gynted â phosibl. Yna caiff y ffurflenni papur eu gwaredu'n ddiogel. Caiff gwybodaeth am gyfranogwyr ei gwirio'n weledol a'i mewnbynnu i'n cronfa ddata ddiogel ar-lein. Dim ond aelodau dynodedig o staff Prifysgol Abertawe a'r tîm canolog all gael mynediad at yr wybodaeth yn y gronfa ddata. At ddibenion monitro ac ymchwil yn unig, gellir rhannu data gyda chyrff allanol penodol fel Gwasanaeth Derbyn y Prifysgolion a’r Colegau (UCAS). Mae hyn yn ein galluogi ni i weld cyrchfan addysg uwch y cyfranogwyr sydd wedi cymryd rhan yn ein gweithgareddau.
- At ddibenion monitro ac ymchwil, gellir rhannu data dienw gyda thrydydd partïon hefyd.
- Os bydd adrodd mewnol neu allanol sy'n defnyddio data a gasglwyd, caiff y data ei gyflwyno ffurf gyfanredol, sy'n golygu mai dim ond cyfansymiau a ddangosir felly ni ddatgelir data ar unigolion byth.
Am faint cedwir eich gwybodaeth?
Bydd gwybodaeth gan fyfyrwyr sy'n gwneud cais, ond sy'n aflwyddiannus, yn cael ei chadw am 3 mis . Cedwir yr wybodaeth gan fyfyrwyr sy'n cael lle ar y rhaglen am 15 mlynedd o ddechrau'r rhaglen.
Bydd data a rennir/a gysylltir â thrydydd partïon at ddibenion ymchwil yn cael ei gadw mewn cronfeydd data'r trydydd parti am oes prosiectau'r trydydd partïon, gan nad oes modd adnabod unigolion mwyach.
Diogelwch eich gwybodaeth
Mae deddfwriaeth Diogelu Data yn gosod dyletswydd arnom i gadw eich gwybodaeth yn ddiogel. Golyga hyn y caiff eich cyfrinachedd ei barchu, ac y cymerir yr holl gamau priodol i atal mynediad a datgeliad anawdurdodedig. Ni chaiff neb ei awdurdodu i gyrchu eich gwybodaeth, ac eithrio'r aelodau staff hynny y mae angen iddynt gyrchu rhannau perthnasol o'ch gwybodaeth, neu'ch holl wybodaeth. Bydd gwybodaeth electronig amdanoch yn cael ei diogelu trwy gyfrineiriau a chyfyngiadau diogelwch eraill, a chedwir ffeiliau papur mewn ardaloedd diogel lle rheolir mynediad.
Gall rhywfaint o brosesu gael ei wneud ar ran y Brifysgol gan sefydliad sydd dan gontract i wneud hynny. Bydd sefydliadau sy'n prosesu data ar ran y Brifysgol yn rhwymedig i brosesu data personol yn unol â deddfwriaeth diogelu data.
Pa hawliau sydd gennych?
Mae gennych hawl i weld eich gwybodaeth bersonol, i wrthwynebu prosesu eich gwybodaeth bersonol, cywiro, dileu, cyfyngu a throsglwyddo eich gwybodaeth bersonol. Os oes gennych unrhyw bryderon am ddefnyddio eich data at y dibenion hyn neu os hoffech gael copi o'r data sydd gennym amdanoch chi, dylech anfon ceisiadau neu wrthwynebiadau ysgrifenedig at Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol:
E-bost: dataprotection@abertawe.ac.uk
Cwestiynau ychwanegol?
Os oes gennych gwestiynau eraill am sut rydym yn prosesu data monitro unigolion, mae croeso i chi gysylltu â stepup@abertawe.ac.uk
Sut i gwyno
Os ydych yn anfodlon ar y ffordd mae'ch gwybodaeth bersonol wedi cael ei phrosesu, i ddechrau, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol, gan ddefnyddio'r manylion cyswllt uchod.
Os ydych yn anfodlon wedi hynny, mae gennych hawl i gysylltu'n uniongyrchol â'r Comisiynydd Gwybodaeth i gael penderfyniad. Gallwch gysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yma
Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth,
Tŷ Wycliffe,
Water Lane,
Wilmslow,
Swydd Gaer,
SK9 5AF
