Hysbysiad Preifatrwydd Myfyrwyr

Prifysgol Abertawe yw'r Rheolydd Data ac mae'n ymrwymedig i ddiogelu hawliau myfyrwyr, yn unol â'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU a Deddf Diogelu Data 2018. Mae gan Brifysgol Abertawe Swyddog Diogelu Data a gellir cysylltu â'r unigolyn hwnnw yn dataprotection@abertawe.ac.uk

Mae'r datganiad hwn yn esbonio sut mae'r Brifysgol yn ymdrin â'ch gwybodaeth bersonol ac yn ei defnyddio yn ystod eich cyfnod fel myfyriwr ac ar ôl i chi raddio.

Mae'r Brifysgol wedi'i chofrestru fel Rheolydd Data gyda Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth i brosesu data personol. Rhif cofrestru Z6102454.

Gall rhannau eraill o'r Brifysgol gasglu gwybodaeth bersonol hefyd, er enghraifft, Gwasanaethau Cymorth Myfyrwyr, a darperir hysbysiadau prosesu teg ar adeg ei chasglu yn ôl yr angen.

Bydd Prifysgol Abertawe'n casglu gwybodaeth amdanoch wrth i ni ymwneud â chi fel myfyriwr neu gyn-fyfyriwr, er enghraifft, pan fyddwch yn ymgeisio ac yn cofrestru ac wrth i chi ddilyn eich cwrs. Mae'n bosib y byddwn yn derbyn gwybodaeth amdanoch o'r tu hwnt i'r Brifysgol hefyd, megis gwybodaeth gan UCAS yn ymwneud â cheisiadau israddedigion, a gwybodaeth a ddarperir gan ganolwyr.  Dyma restr o wybodaeth bersonol sy'n cael ei phrosesu ond nid yw'r rhestr hon yn gynhwysfawr:

• Manylion cyswllt a gwybodaeth arall sy'n cael eu cyflwyno yn ystod y prosesau ymgeisio a chofrestru.
• Manylion cyrsiau, modiwlau, amserlenni a neilltuo ystafelloedd, marciau mewn asesiadau ac arholiadau.
• Gwybodaeth bersonol ac ariannol sy'n cael ei chasglu at ddibenion gweinyddu ffioedd a thaliadau, benthyciadau, grantiau, ysgoloriaethau a chronfeydd caledi.
• Ffotograffau a recordiadau fideo at ddiben recordio darlithoedd, asesiadau ac arholiadau myfyrwyr.
• Gwybodaeth am weithgarwch unigolyn yn y Brifysgol, megis gwybodaeth am bresenoldeb a defnydd o wasanaethau electronig gan gynnwys, ymysg pethau eraill, Amgylchedd Dysgu Rhithwir Canvas.
• Manylion cyswllt perthynas agosaf i'w defnyddio mewn argyfwng.
• Gwybodaeth mewn perthynas ag atal a chanfod troseddu a diogelwch staff a myfyrwyr, gan gynnwys, ymysg pethau eraill, luniau o gamerâu cylch cyfyng a data sy'n ymwneud â thorri rheoliadau'r Brifysgol.
• Gwybodaeth a allai fod yn berthnasol i’r Brifysgol o ganlyniad i gyfyngiadau ar eich gallu i ymgysylltu â’ch astudiaethau oherwydd Covid 19.
• Data sy’n rhoi tystiolaeth ynghylch eich ymgysylltiad â’ch astudiaethau.
• Gwybodaeth sy’n ymwneud â materion disgyblu, ymddygiad, ffitrwydd i astudio neu ffitrwydd i ymarfer.
• Data iechyd myfyrwyr sy'n cael ei gasglu at ddibenion monitro cyfle cyfartal.
• Data personol a chategori arbennig, gan gynnwys tarddiad hiliol neu ethnig, credoau crefyddol neu athronyddol, data biometrig a data am iechyd corfforol neu iechyd meddwl mewn perthynas â darparu cyngor, cymorth a llesiant, megis data sy’n ymwneud â defnyddio’r gwasanaethau a ddarperir gan y Gwasanaeth Cymorth Myfyrwyr.
• Myfyrwyr Rhyngwladol: Copïau o basbortau, teithebau ac unrhyw ddogfennau eraill sy'n ofynnol i gydymffurfio â gofynion y Swyddfa Gartref, yn ogystal â data at ddibenion presenoldeb.
• Myfyrwyr o'r DU a'r UE: Copïau o basbortau neu unrhyw ddogfennau eraill sy'n ofynnol er mwyn sicrhau bod gennych hawl i dderbyn cymorth ariannol gan lywodraeth y DU ac i gydymffurfio â gofynion hawl i astudio ac at ddibenion adnabod.
• Mewn rhai achosion, mae'n ofynnol i’r Brifysgol brosesu data categori arbennig a data am wir euogfarnau neu euogfarnau honedig ac unrhyw waith cysylltiedig.
• Eich Cofnod Dysgu Personol a ddarparwyd i’r Brifysgol gan yr Asiantaeth Ariannu Addysg a Sgiliau (EFSA).
• Gwybodaeth ynghylch sgiliau'r Gymraeg at ddibenion darpariaeth Gyfrwng Cymraeg.

Er nad oes modd nodi pob ffordd y caiff eich gwybodaeth ei defnyddio, dyma enghreifftiau o'r ffyrdd posib y gallai gael ei defnyddio yn ystod eich amser gyda ni fel myfyriwr. Mae'r rhif yn y cromfachau'n cyfeirio at y sail gyfreithiol, fel y'i diffinnir gan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU ac y manylir arni yn y tabl isod, y mae'r Brifysgol yn dibynnu arni er mwyn prosesu'ch data yn gyfreithlon.

• Gweinyddu'ch astudiaethau a chofnodi cyflawniadau academaidd (er enghraifft dewisiadau cwrs, arholiadau ac asesiadau, a chyhoeddi rhestrau pasio a llyfryn graddio). 6(1)(b), 6(1)(e).
• Er mwyn cynorthwyo gydag anghenion bugeiliol a lles a darparu gwasanaethau gwybodaeth, cyngor ac arweiniad (e.e. y gwasanaeth cwnsela, gwasanaethau ar gyfer myfyrwyr ag anableddau a gwasanaethau cymorth eraill), bydd rhaid i'r Brifysgol brosesu'ch data personol o bryd i'w gilydd; gall hyn gynnwys rhannu'ch data personol ag adrannau eraill yn y Brifysgol ac â’r partner perthnasol yn y cynllun cyfnewid os yw eich cwrs yn cynnwys lleoliad yn y DU neu gyfnod o astudio neu weithio dramor, er mwyn cynnig gwasanaethau cymorth priodol i fyfyrwyr, i ddiogelu a hyrwyddo lles myfyrwyr ac i sicrhau diogelwch myfyriwr. Lle nad yw'n briodol cael eich cydsyniad, ni fyddwn yn ymgymryd â'r fath weithgarwch prosesu oni bai fod hyn yn angenrheidiol er mwyn diogelu buddiannau hanfodol y myfyriwr neu rywun arall, lle nad yw'r myfyriwr yn gallu rhoi cydsyniad oherwydd rhesymau corfforol neu gyfreithiol, neu le mae angen rhannu'r wybodaeth am resymau lles cyhoeddus sylweddol, ar sail cyfraith y DU, mewn modd sy'n gymesur â'r nod dan sylw, sy'n parchu hanfod yr hawl i ddiogelwch data ac sy'n darparu mesurau addas a phenodol i ddiogelu hawliau sylfaenol a buddiannau gwrthrych y data. 6(1)(a), 6(1)(d), 9(2)(a), 9(2)(c), 9(2)(g)
• I sicrhau eich iechyd a’ch diogelwch pan fyddwch yn fyfyriwr cofrestredig yn y Brifysgol ac i asesu eich ffitrwydd i astudio, teithio a chymryd rhan mewn lleoliadau gwaith; i ddarparu addasiadau rhesymol a phan fyddwch chi’n gofyn amdano, wneud penderfyniadau sy’n ymwneud â cheisiadau am amgylchiadau esgusodol  6(1)(b), 6(1)(e), 9(2)(b), 9(2)(g)
• Asesu a gwneud penderfyniadau o ran eich addasrwydd i ymarfer ar gyfer cyrsiau sydd â phrofiadau gwaith proffesiynol 6(1)(e), 9(2)(b), 9(2)(g)
• Rheoli ein rhaglenni Astudio Dramor neu Erasmus+, gan gynnwys adolygu enwebiadau, dyrannu lleoedd astudio, gwahoddiadau i ymgeisio, cofrestru, dysgu ac addysgu, asesu ac asesiadau ariannol 6(1)(e)
• Gweinyddu amserlennu a neilltuo ystafelloedd 6(1)(b)
• I gyfathrebu prif negeseuon i chi ynghylch eich astudiaethau a'ch profiad y myfyrwyr yn ogystal â hysbysu o ran ein cyfrifoldebau cyfreithiol ni a'n cyfrifoldebau fel darparwr Addysg 6(1)(c), 6(1)(e).
• Bodloni unrhyw ofynion cyfreithiol, er enghraifft, y dyletswyddau ar y Brifysgol o dan y Ddyletswydd Atal 6(1)(c), 6(1)(e), 9(2)(g).
• I alluogi mynediad at gyfleusterau'r Brifysgol a'u diogelwch (gan gynnwys gwasanaethau'r llyfrgell, gwasanaethau cyfrifiadurol, cyfleusterau chwaraeon a chynadledda 6(1)(b) 6(1)(e).
• Dibenion archwilio mewnol ac allanol 6(1)(c).

• At ddiben recordio darlithoedd, cyfarfodydd, asesiadau myfyrwyr ac arholiadau 6(1)(b) 6(1)(e) 6(1)(f)  Hysbysiad Preifatrwydd: Recordio Darlithoedd a Chyfarfodydd - Prifysgol Abertawe (swansea.ac.uk)

• Gweinyddu cymorth ar gyfer eich holl anghenion cyflogadwyedd (e.e. darparu cyngor ar yrfaoedd). Caiff eich gwybodaeth ei phrosesu gan drydydd parti dan gontract, er mwyn sicrhau y cewch fanteisio ar amrywiaeth o wasanaethau cyflogadwyedd sy'n ategu adnoddau'r Brifysgol. Caiff eich gwybodaeth ei chadw ar ôl i chi raddio er mwyn sicrhau y cewch fanteisio ar yr holl gymorth datblygu gyrfa mae'r Brifysgol yn ei gynnig i bob un o'i graddedigion. Mae rhagor o wybodaeth am y cymorth hwn ar gael yn: http://www.swansea.ac.uk/sea/ 6(1)(e).
• Gweinyddu agweddau ariannol ar eich cofrestriad fel myfyriwr (er enghraifft talu ffioedd, casglu dyledion) (6)(1)(b), 6(1)(e).
• I alluogi trafodaethau grŵp rhyngweithiol gan ddefnyddio technoleg i gefnogi cyrsiau dysgu o bell ar draws amrywiaeth o leoliadau yn fyd-eang 6(1)(e).
• Cynnal ymchwiliadau yn unol â rheoliadau academaidd a chamymddygiad myfyrwyr (6)(1)(b), 9(2)(g).
• I alluogi Adran Iechyd Galwedigaethol y Brifysgol i gynnal asesiadau iechyd myfyrwyr sy'n angenrheidiol ar gyfer teithiau maes ayyb. 6(1)(e), 9(2)(h).
• Gweithredu prosesau a threfniadau diogelwch, disgyblu, cwyno a sicrhau ansawdd (6)(1)(b).
• Cynhyrchu ystadegau rheoli ac ymchwilio i effeithiolrwydd ein rhaglenni astudio, a chynhyrchu ystadegau at ddibenion statudol (6)(1)(e), 9(2(j)
• Monitro gweithgarwch myfyrwyr ar deithebau Haen 4 er mwyn sicrhau eu bod yn cydymffurfio â thelerau eu nawdd (6)(1)(e)
• Uchafu cyfleoedd unigolyn i lwyddo drwy ddefnyddio dadansoddeg ddysgu i fonitro ymrwymiad unigolyn i'w astudiaethau. Bydd hyn yn golygu prosesu data megis presenoldeb, asesu a defnydd o'r amgylchedd dysgu rhithwir er mwyn datblygu darlun cyffredinol o ymrwymiad. Ni fyddwn yn prosesu gwybodaeth o'r fath oni bai ei fod yn angenrheidiol er buddiannau cyfreithlon y Brifysgol neu'r myfyriwr, ac oni bai fod cyfiawnhad dros y prosesu ac na fydd yn cael effaith niweidiol ar hawliau, rhyddid neu fuddiannau cyfreithlon y myfyriwr. Ni chaiff data personol sensitif/categori arbennig ei brosesu ond lle mae'r Brifysgol yn archwilio tueddiadau ac yn dadansoddi patrymau i lunio adroddiadau rheoli ystadegol (6)(1)(f), 9(2)(j)
• Monitro ein cyfrifoldebau dan bolisïau cyfle cyfartal 6(1)(e), 9(2)(g)
• I gyrchu’r porth Cofnod Dysgu Personol er mwyn dilysu cymwysterau myfyriwr a helpu i sicrhau y caiff data cyrhaeddiad cywir ei adlewyrchu mewn metrigau Prifysgolion 6(1)(e)
• At ddibenion yr Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch (HESA) - mae'n ofynnol i Brifysgol Abertawe anfon peth o'r wybodaeth rydym yn ei chasglu am fyfyrwyr at yr Asiantaeth at ddibenion dadansoddi ystadegol (6)(1)(e), 9(2)(j).
• Galluogi'r Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch a/neu drydydd parti dan gontract, i gynnal yr Arolwg o Ddeiliannau Graddedigion ar ôl i chi raddio (6)(1)(e). 
• Ar gyfer yr Adroddiad Cyrhaeddiad Addysg Uwch (Atodiad Diploma) - er mwyn darparu gwybodaeth am ddysgu a chyflawniad myfyriwr sy'n fanylach na'r system dosbarthiad gradd draddodiadol. (6)(1)(e)
• Cynnal arolygon - o bryd i'w gilydd, mae'r Brifysgol yn cynnal arolygon â'r nod o gasglu adborth myfyrwyr am eu profiad o addysgu, dysgu, asesu, cyfleusterau a datblygu sgiliau fel y gallwn gyflwyno gwelliannau er lles ein holl fyfyrwyr. Gallwn ddefnyddio'ch manylion i gysylltu â chi yn y lle cyntaf, ond bydd y data a gesglir yn ddienw - caiff y canlyniadau eu prosesu ar lefel rhaglen/adran/Coleg os derbynnir o leiaf 10 ymateb. Ni fyddwn yn prosesu gwybodaeth o'r fath oni bai ei fod yn angenrheidiol er buddiannau cyfreithlon y Brifysgol neu'r myfyriwr, ac oni bai fod cyfiawnhad dros y prosesu ac na fydd yn cael effaith niweidiol ar hawliau, rhyddid neu fuddiannau cyfreithlon y myfyriwr. 6(1)(f).
• I gynnal arolygon modiwl - o bryd i'w gilydd, mae'r Brifysgol yn cynnal arolygon i gasglu adborth gan fyfyrwyr am fodiwlau unigol a addysgir ar draws y sefydliad, fel ein bod yn gallu gwneud gwelliannau er lles yr holl fyfyrwyr. Efallai y byddwn yn defnyddio eich manylion i gysylltu â chi yn y lle cyntaf, serch hynny mae'r data a gesglir wedi hynny yn gwbl anhysbys - caiff y canlyniadau eu cydgasglu ar lefel y modiwl. Ni fydd Prifysgol Abertawe'n gallu adnabod unigolion wrth adrodd am ganlyniadau gwerthuso modiwlau'n fewnol. Caiff eich data personol ei ddefnyddio gan staff perthnasol Prifysgol Abertawe yn unig a dim ond lle mae angen y data arnynt i ymgymryd â'u rolau dynodedig.  Cynhelir prosesu o'r fath at ddibenion buddiannau dilys y Brifysgol neu'r myfyriwr yn unig a dim ond pan ellir cyfiawnhau’r prosesu a phan na fydd yn cael effaith anfanteisiol ar hawliau a rhyddid, neu fuddiannau dilys y myfyriwr. 6(1)(f).
• Coladu materion a phryderon drwy blatfform digidol lle bo hynny er budd dilys y Brifysgol er mwyn gwella profiad cyffredinol y myfyrwyr 6(1)(f).
• Hwyluso cyfathrebu â chi at ddiben cofrestru ar gyfer ap diogelwch ar y campws y Brifysgol, er mwyn darparu’r wybodaeth a’r offer hanfodol i fyfyrwyr i gadw’n ddiogel ar y campws 6(1)(b). Gallwch ddewis i lawrlwytho’r ap a rhoi data personol pellach a data ar sail lleoliad. 6 (1)(a)At ddibenion eithrio o Dreth y Cyngor lle cesglir gwybodaeth bersonol adeg cofrestru a'i rhannu ag Awdurdodau Lleol, lle bo hynny'n angenrheidiol er buddiannau cyfreithlon y Brifysgol, yr Awdurdod Lleol neu'r myfyriwr, lle nad yw'r prosesu'n ddiangen a lle na fydd yn cael effaith niweidiol ar hawliau a rhyddidau neu fuddiannau cyfreithlon y myfyriwr. 6(1)(f).
• At ddibenion pleidleisio: lle'r ydych wedi rhoi'ch cydsyniad, bydd y Brifysgol yn eich cofrestru i bleidleisio yn etholiadau lleol a chyffredinol y DU (6)(1)(a).
• Prosesu'ch data ar ôl i chi raddio a chysylltu â chi am aelodaeth o gymdeithas y cyn-fyfyrwyr a digwyddiadau, datblygiadau newydd yn y Brifysgol ac i ddiweddaru'ch dewisiadau cyfathrebu er mwyn sicrhau bod eich profiad o Gymdeithas Cyn-fyfyrwyr Prifysgol Abertawe mor fuddiol â phosib 6(1)(a)(f).
• I'ch gwahodd i gymryd rhan a'ch hysbysu am weithgareddau ymchwil mewnol ac allanol rydym yn meddwl y byddant o ddiddordeb i chi 6(1)(e).
• I gynnal a hwyluso mentrau ymchwil mewnol cymeradwy yn foesegol gan ddefnyddio data myfyrwyr ar ffurf ddienw neu wedi'i gyfuno â data pobl eraill (lle na fydd modd eich adnabod) 6(1)(e).
• Prosesu mewn cysylltiad ag Undeb Myfyrwyr Prifysgol Abertawe, lle bo angen gwneud hynny er buddiannau cyfreithlon Undeb y Myfyrwyr, neu'r myfyriwr, i alluogi'r myfyriwr i gymryd rhan mewn prosesau democrataidd, manteisio ar wasanaethau cynrychioli, ymaelodi â chlybiau chwaraeon a chymdeithasau a derbyn cyfathrebiadau. Lle mae gennym eich cydsyniad penodol, bydd y Brifysgol hefyd yn rhannu data am ethnigrwydd i alluogi Undeb y Myfyrwyr i fonitro a hyrwyddo cyfranogiad gan fyfyrwyr BME (6)(1)(f), 9(2)(a).
• Er mwyn hwyluso gweithgareddau’r Brifysgol gan gynnwys gweithgareddau addysgu ac asesu ar-lein a gynhelir gan ddarparwyr trydydd parti. Bydd unrhyw drosglwyddiad yn destun cytundeb addas, ffurfiol rhwng y Brifysgol a’r darparwr gwasanaeth trydydd parti 6 (1)(B)
• Recordiadau/adolygiadau o asesiadau o bell er mwyn darparu ffordd o fod yn broctor o bell ar gyfer asesiadau 6(1)(e)Er mwyn cynorthwyo wrth gofnodi trosedd, materion disgyblu, materion iechyd a diogelwch, digwyddiadau, gofynion diogelwch a gwarchod adeiladau ac asedau (sy’n berthnasol i Brifysgol Abertawe, preswylwyr eraill yn yr adeilad ynghŷd â’u staff a’u hymwelwyr). Mae’r prosesu hwn er budd priodol i Brifysgol Abertawe a phreswylwyr eraill wrth reoli eu busnesau a sicrhau iechyd a diogelwch eu staff, myfyrwyr ac ymwelwyr. 6 (1)(f) 6(1)(d), 9(2)(c) a 9(2)(g)
• Er mwyn adolygu neu archwilio cwyn yn annibynnol, gan gynnwys cwynion sydd wedi'u dwyn at sylw corff rheoleiddio 6(1)(b)(c),6(1)(e) and 9(2)(g)
• I gefnogi gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu GIG Cymru rhag ofn y gweithredir y broses olrhain cysylltiadau lle bydd yn niddordeb y cyhoedd i sicrhau diogelwch pob aelod o’n staff, ein myfyrwyr a’n hymwelwyr ar y campws. 6(1)(e)
• Pe baech chi’n derbyn lle a ariennir yn llawn ar y rhaglen Gweithiwr Proffesiynol Iechyd Meddwl Cymeradwy ym Mhrifysgol Abertawe bydd Prifysgol Abertawe yn rhannu canlyniadau a gadarnhawyd a chanlyniadau nad ydynt wedi’u cadarnhau gyda’ch noddwr. 6(1)(b)
• I dderbyn cynnig, os ydych chi’n gymwys, o gymorth penodol er mwyn ennill cyfleoedd profiad gwaith trwy raglen GO Wales. Am ragor o wybodaeth, ewch i: https://www.gowales.co.uk. 6(1)(a), 9(2)(a)
• Er diben gweinyddu llety, lle gellir prosesu data personol yn fewnol neu ei rannu â darparwyr gwasanaethau llety er mwyn gweithredu a rheoli llety myfyrwyr (6(1)(f))
• Er mwyn gallu rheoli iechyd a diogelwch ein myfyrwyr er buddiannau dilys y Brifysgol a’r gymuned ehangach ac er buddiant sylweddol y cyhoedd e.e. pandemig Covid 19  (6(1)(f), 9(2)(g))

Lle bo angen, caiff gwybodaeth bersonol ei rhannu o fewn Colegau a chydag  adrannau eraill yn y Brifysgol. Mae'r Brifysgol yn diogelu gwybodaeth bersonol ac ni chaiff gwybodaeth ei datgelu i drydydd partïon oni bai fod gennym gydsyniad neu le caniateir hynny gan y gyfraith. Mae'r adran hon yn amlygu'r prif sefydliadau a'r amgylchiadau mwyaf cyffredin lle byddwn yn datgelu gwybodaeth am fyfyrwyr. Os bydd angen trosglwyddo gwybodaeth i wlad arall, ni chaiff yr wybodaeth ei throsglwyddo oni fydd y broses yn bodloni'r amodau a bennir yn y ddeddfwriaeth diogelu data bresennol.

• SU Pathway College Limited, Navitas UK Holdings Limited, Navitas Limited, the International College Wales Limited a SwaN Global Education LLP yn masnachu fel The College, at ddibenion gweinyddu, cofrestru a pherfformiad rhaglenni academaidd mewn cysylltiad â'r fenter ar y cyd. Rhennir yr wybodaeth hon at ddibenion cyflawni tasg gyhoeddus er budd y cyhoedd.
• Yr Asiantaeth Ystadegau Addysg Uwch (HESA) - mae'n ofynnol i Brifysgol Abertawe anfon peth o'r wybodaeth rydym yn ei chasglu am fyfyrwyr i HESA at ddibenion dadansoddi ystadegol ac i gynnal yr arolwg o Ddeilliannau Graddedigion. Rhennir yr wybodaeth hon at ddibenion cyflawni tasg gyhoeddus er budd y cyhoedd.
• Cyngor Cyllido Addysg Uwch Cymru (CCAUC), yn unol â'n cyfrifoldebau statudol. Rhennir yr wybodaeth hon at ddibenion cyflawni tasg gyhoeddus er budd y cyhoedd.
• Mae'r Brifysgol wedi'i thrwyddedu i noddi myfyrwyr mudol o dan Haen 4 y system ar sail pwyntiau. Bydd y Brifysgol yn darparu data am fyfyrwyr ar Deitheb Myfyriwr Haen 4 i'r Swyddfa Gartref a'i hadrannau er mwyn cyflawni ei dyletswyddau o dan ei thrwydded. Rhennir yr wybodaeth hon at ddibenion cyflawni tasg gyhoeddus er budd y cyhoedd neu le bo hynny'n angenrheidiol er mwyn cyflawni rhwymedigaeth gyfreithiol.
• Rhieni, gwarcheidwaid a pherthnasau eraill - heblaw am yr amgylchiadau mwyaf eithriadol, ni fydd y Brifysgol yn datgelu data personol myfyriwr i rieni, gwarcheidwaid nac unrhyw berthynas arall. Os yw myfyrwyr wedi enwebu cyswllt yn achos problem neu argyfwng meddygol, yna gellir darparu rhai data personol. Mae rhagor o fanylion ar gael yn yr adran am ryddhau gwybodaeth i rieni, perthnasau eraill a thrydydd partïon. Rhennir yr wybodaeth hon gyda'ch cydsyniad oni bai ein bod yn credu ei bod er eich buddiannau hanfodol chi, neu fuddiannau hanfodol rhywun arall i wneud hynny.
• Sefydliadau Addysg Uwch eraill. Er enghraifft, os, yw’ch rhaglen astudio'n cynnwys cyfnod mewn sefydliad y tu allan i Brifysgol Abertawe, gan gynnwys sefydliad Addysg Uwch dramor, neu os ydych chi wedi dod i Brifysgol Abertawe fel myfyriwr ymweld neu gyfnewid, mae'n bosib y bydd rhaid i ni rannu gwybodaeth amdanoch â'r sefydliadau eraill sy'n rhan o'r trefniant cyfnewid. Gwneir hyn er mwyn gweinyddu'r ymweliad, y cynllun cyfnewid neu'r cyfnod dramor, ac fel bo modd i'r sefydliad arall gyflawni ei ddyletswyddau parthed eich astudiaethau. Byddwn yn datgelu'r data hwn i'r sefydliad oherwydd ei bod yn angenrheidiol er mwyn cyflawni ein tasgau a wneir er budd y cyhoedd. Ni chaiff data personol ar sail categori arbennig sy’n berthnasol i’ch iechyd neu’ch anabledd ei rannu heb eich caniatâd penodol oni bai fod y gyfraith yn gofyn amdano neu ei fod yn angenrheidiol ichi mewn argyfwng.
• Cyrff proffesiynol (e.e. y Cyngor Meddygol Cyffredinol, Cymdeithas Frenhinol Penseiri Prydain, Cymdeithas y Gyfraith) er mwyn cadarnhau'ch cymwysterau, yn cadarnhau eich bod yn addas i ymarfer ac achredu'ch cwrs.
• Rhennir yr wybodaeth hon at ddibenion cyflawni tasg gyhoeddus er budd y cyhoedd.
• Darparwyr lleoliadau gwaith neu bartneriaid addysgol sy'n ymwneud â darparu cwrs ar y cyd. Rhennir yr wybodaeth hon at ddibenion cyflawni tasg gyhoeddus er budd y cyhoedd.
• Cyflogwyr a chynghorau ariannu, yn achos myfyrwyr a ariennir a phrentisiaethau - bydd y Brifysgol hefyd yn rhannu gwybodaeth bersonol â chyflogwyr sy'n ariannu'ch cwrs ac â'r Asiantaeth Cyllido Addysg a Sgiliau os ydych yn gwneud prentisiaeth. Rhennir yr wybodaeth hon at ddibenion cyflawni tasg gyhoeddus er budd y cyhoedd neu le bo rhwymedigaeth gyfreithiol.
• Noddwyr, sefydliadau benthyca a chynlluniau ysgoloriaeth - os oes gan fyfyrwyr noddwr, gynllun ysgoloriaeth neu ddarparwr benthyciad, gall y Brifysgol ddatgelu data personol myfyriwr i'r sefydliadau hyn er mwyn penderfynu a ddylai'r cymorth barhau. Gellir datgelu data personol am fyfyrwyr i drydydd partïon sy'n ceisio adennill dyled ar ran y Brifysgol lle bo gweithdrefnau mewnol wedi methu. Rhennir y data mewn cysylltiad â chyflawni'ch contract fel myfyriwr.
• Asiantaethau cyflogaeth, darpar gyflogwyr a thrydydd partïon sy'n gofyn am gadarnhad o ddyfarniadau - bydd y Brifysgol fel arfer yn gofyn am gydsyniad myfyrwyr cyn trafod manylion unrhyw ddyfarniad. Fodd bynnag, mewn amgylchiadau lle mae unrhyw reswm gan unrhyw un o'r uchod dros amau cywirdeb dyfarniad a ddatganwyd, neu os amheuir datganiad ffug, gallwn rannu gwybodaeth gyfyngedig, heb gydsyniad, ynghylch a yw'r dyfarniad a ddatganwyd yn gyson â'n cofnodion ai peidio. Lle bo hyn yn digwydd, caiff ei rhannu at ddibenion cyflawni tasg gyhoeddus er budd y cyhoedd.
• Asiantaethau'r Deyrnas Unedig sydd â dyletswyddau o ran atal a chanfod troseddau, casglu treth neu doll, neu warchod diogelwch cenedlaethol. Rhennir yr wybodaeth hon at ddibenion cyflawni tasg gyhoeddus er budd y cyhoedd neu le bo rwymedigaeth gyfreithiol.
• Darparwyr gwasanaethau canfod llên-ladrad megis Turnitin at ddibenion galluogi aseswyr i wirio gwaith myfyrwyr er mwyn canfod defnydd amhriodol o ddyfyniadau neu lên-ladrad posib. Rhennir yr wybodaeth hon mewn cysylltiad â chyflawni'ch contract fel myfyriwr.
• Awdurdodau lleol at ddibenion eithriad Treth y Cyngor, lle bo angen gwneud hynny er buddiannau cyfreithlon yr awdurdodau lleol neu'r myfyriwr. Fodd bynnag, ni fyddwn yn gwneud hynny oni bai fod y prosesu y tu allan i'n swyddogaeth gyhoeddus graidd, nad yw'n anghyfiawnadwy ac na fydd yn cael effaith niweidiol ar hawliau a rhyddid, neu fuddiannau cyfreithlon y myfyriwr.
• Rheolwyr cyfleusterau allanol sy'n darparu rhai o wasanaethau llety'r brifysgol lle bydd yr wybodaeth a rennir yn gysylltiedig â chyflawni'ch contract fel myfyriwr neu'ch contract llety.

• Mae’r Brifysgol yn rhannu gwybodaeth am ei myfyrwyr gydag darparwyr gwasanaethau llety, ar gyfer gweithredu a rheoli llety myfyrwyr. Rhennir gwybodaeth ynghylch darparu, gweinyddu a rheoli’r llety gan gynnwys (ond heb ei gyfyngu i): 

  - ganfod ac atal troseddu 

  - dyrannu ystafelloedd a mynediad diogelwch 

  - rheoli cwynion gan fyfyrwyr ac adrodd am achosion o ddifrod 

  - iechyd a lles myfyrwyr gan gynnwys gwybodaeth sy’n gysylltiedig ag iechyd am resymau sy’n ymwneud â buddiant sylweddol y cyhoedd e.e.pandemig Covid 19.  

• Darparwyr gwasanaeth yn gweithredu fel prosesyddion sy'n darparu gwasanaethau TG a gweinyddu systemau, lle bo angen gwneud hynny er buddiannau cyfreithlon y Brifysgol neu'r myfyriwr. Fodd bynnag, ni fyddwn yn gwneud hynny oni bai fod y prosesu y tu allan i'n swyddogaeth gyhoeddus graidd, nad yw'n anghyfiawnadwy ac na fydd yn cael effaith niweidiol ar hawliau a rhyddid, neu fuddiannau cyfreithlon y myfyriwr.
• Ymgynghorwyr proffesiynol sy'n gweithredu fel prosesyddion neu reolyddion ar y cyd, gan gynnwys cyfreithwyr, bancwyr, archwilwyr ac yswirwyr sy'n darparu gwasanaethau ymgynghori, bancio cyfreithiol, yswiriant a chyfrifyddu. Lle bo hyn yn digwydd, gellir rhannu'r wybodaeth at ddibenion cyflawni tasg er budd y cyhoedd neu le bo'r prosesu'n cael ei wneud yn unol â chontract neu le ei fod yn angenrheidiol i gyflawni dyletswydd gyfreithiol.
• Awdurdodau Lleol at ddibenion pleidleisio: lle'r ydych wedi darparu'ch cydsyniad, bydd y Brifysgol yn eich cofrestru i bleidleisio yn etholiadau lleol a chyffredinol y DU.
• Undeb Myfyrwyr Prifysgol Abertawe, lle bo angen gwneud hynny er buddiannau cyfreithlon Undeb y Myfyrwyr, neu'r myfyriwr, i alluogi'r myfyriwr i gymryd rhan mewn prosesau democrataidd, manteisio ar wasanaethau cynrychioli, ymaelodi â chlybiau chwaraeon a chymdeithasau a derbyn cyfathrebiadau. Lle darparwyd cydsyniad, bydd y Brifysgol hefyd yn rhannu data am ethnigrwydd i alluogi Undeb y Myfyrwyr i fonitro a hyrwyddo cyfranogiad gan fyfyrwyr BME.
• Safezone – Mae’r Brifysgol yn defnyddio meddalwedd Critical Arc er mwyn gwella ei hymatebion i ddigwyddiadau ac argyfyngau yn unol â’n dyletswydd gyfreithiol i ofalu
• Darparwyr gwasanaethau trydydd parti sy’n cefnogi darpariaeth ar-lein y Brifysgol ar gyfer addysgu ac asesu. (e.e. Zoom, Testreach a Respondus)
• ISARR yw system adrodd Gwasanaethau Diogelwch Prifysgol Abertawe.
• Gallai data personol gael ei rannu â Chyrff Rheoleiddio er mwyn adolygu / ymchwilio’n annibynnol i gŵyn sydd wedi dod i’w sylw e.e. Swyddfa'r Dyfarnwr Annibynnol (OIA) a Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).
• Gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu GIG Cymru lle bydd gofyniad arnom i gefnogi’r broses olrhain cysylltiadau.
• Pe baech chi’n derbyn lle a ariennir yn llawn ar y rhaglen Gweithiwr Proffesiynol Iechyd Meddwl Cymeradwy ym Mhrifysgol Abertawe bydd Prifysgol Abertawe yn rhannu canlyniadau a gadarnhawyd a chanlyniadau nad ydynt wedi’u cadarnhau gyda’ch noddwr. Bydd Prifysgol Abertawe yn anfon copi o’ch trawsgrifiad at eich noddwr ar ôl i’ch canlyniadau terfynol gael eu cadarnhau gan fwrdd arholi.  

• Mae’n bosib y gellir rhannu gwybodaeth bersonol gyda sefydliadau eraill (gan gynnwys darparwyr addysgol eraill) rydym ni’n cydweithio â nhw ac asiantaethau eraill (gan gynnwys Llywodraeth Cymru) pan fydd yn ofynnol i’r Brifysgol adrodd am ganlyniadau, dilyniant ac at ddibenion monitor cydraddoldeb.

Bydd unrhyw ddatgeliad arall a wneir gan y Brifysgol yn unol â Deddfwriaeth Diogelu Data, ac ystyrir eich buddiannau.

Ni fyddwn yn cadw'ch data personol ond am y cyfnod angenrheidiol i gyflawni ein rhesymau dros ei chasglu, gan gynnwys at ddibenion bodloni unrhyw ofynion cyfreithiol, cyfrifyddu neu adrodd. Ar ôl i chi raddio, bydd angen i'r Brifysgol gadw rhai cofnodion er mwyn gallu dilysu dyfarniadau, darparu trawsgrifiadau marciau a darparu geirdaon academaidd i gefnogi'ch gyrfa. Byddwn yn cadw'ch gwybodaeth bersonol yn unol â Pholisi Rheoli Cofnodion y Brifysgol. 

Cedwir data personol a gesglir yn benodol at ddibenion Gwasanaeth Profi, Olrhain, Diogelu GIG Cymru am gyfnod o 21 o ddiwrnodau o ddyddiad pob ymweliad unigol.

Mae Deddfwriaeth Diogelu Data yn gosod dyletswydd arnom i gadw'ch gwybodaeth yn ddiogel. Mae hyn yn golygu y caiff eich cyfrinachedd ei barchu, a chymerir yr holl gamau priodol i atal mynediad a datgeliad heb awdurdod. Ni chaiff neb fynediad i'ch gwybodaeth, ac eithrio'r aelodau staff hynny y mae angen iddynt gyrchu rhannau perthnasol o'ch gwybodaeth, neu'ch holl wybodaeth. Bydd gwybodaeth electronig amdanoch yn cael ei diogelu trwy gyfrineiriau a chyfyngiadau diogelwch eraill, a chedwir ffeiliau papur mewn ardaloedd diogel lle rheolir mynediad.

Gall rhai gweithgareddau prosesu gael eu gwneud ar ran y Brifysgol gan sefydliad sydd wedi'i gontractio at y diben hwnnw. Bydd rhwymedigaeth ar sefydliadau sy'n prosesu data ar ran y Brifysgol i brosesu data personol yn unol â deddfwriaeth diogelu data.

Rydym wedi rhoi gweithdrefnau ar waith i ymdrin ag unrhyw amheuaeth o dorri diogelwch data a byddwn yn rhoi gwybod i chi ac unrhyw reoleiddiwr perthnasol am amheuaeth o dorri diogelwch data lle bo dyletswydd gyfreithiol arnom i wneud hynny.

Gallwn drosglwyddo'ch data y tu allan i'r Undeb Ewropeaidd (UE). Pryd bynnag y byddwn yn trosglwyddo'ch data personol y tu allan i'r UE, byddwn yn sicrhau bod mesurau diogelwch cyfatebol ar gael iddo drwy sicrhau o leiaf un o'r canlynol:

• Ni fyddwn yn trosglwyddo'ch data personol ond i wledydd y mae'r Comisiwn Ewropeaidd wedi barnu eu bod yn darparu lefel ddigonol o ddiogelwch ar gyfer data personol. Am fanylion pellach, gweler datganiad y Comisiwn Ewropeaidd: Adequacy of the protection of personal data in non-EU countries.
• Mae cytundeb cyfreithiol rhwymol rhwng awdurdodau neu gyrff cyhoeddus.
• Lle'r ydym yn defnyddio darparwyr gwasanaeth penodol, gallwn ddefnyddio contractau penodol a gymeradwywyd gan y Comisiwn Ewropeaidd ac sy'n diogelu data personol i'r un graddau ag yn Ewrop. Am fanylion pellach, gweler datganiad y Comisiwn Ewropeaidd: Model contracts for the transfer of personal data to third countries.
• Lle'r ydym yn defnyddio darparwyr yn yr UD, gallwn drosglwyddo data iddynt os ydynt yn rhan o'r 'Privacy Shield' sy'n mynnu eu bod yn darparu diogelwch data tebyg i ddata personol a rennir rhwng Ewrop a'r UD. Am fanylion pellach, gweler gweithdrefn y Comisiwn Ewropeaidd: EU-US Privacy Shield.

Cysylltwch â ni os hoffech gael gwybodaeth bellach am y weithdrefn a ddefnyddir gennym wrth drosglwyddo eich data personol y tu allan i'r UE.

Gallwn ymgymryd â gweithgareddau proffilio er mwyn uchafu cyfleoedd unigolyn i lwyddo drwy ddefnyddio dadansoddeg ddysgu i fonitro ymrwymiad unigolyn i'w astudiaethau. Bydd hyn yn golygu prosesu data megis presenoldeb, asesu a defnydd o'r amgylchedd dysgu rhithwir er mwyn datblygu darlun cyffredinol o ymrwymiad.

Lle bo dyletswydd gyfreithiol arnom i gasglu data personol, neu le bo angen i ni wneud hynny yn ôl telerau contract rhwng y Brifysgol a chi, os nad ydych yn darparu'r data pan ofynnir amdano, efallai na fyddwn yn gallu cyflawni'r contract sydd ar waith rhyngom neu rydym yn ceisio ei greu gyda chi (er enghraifft, i ddarparu nwyddau neu wasanaethau i chi). Yn y sefyllfa hon efallai y bydd angen i ni ganslo cynnyrch neu wasanaeth rydych yn ei dderbyn gennym, ond byddwn yn rhoi gwybod i chi os bydd rhaid i ni wneud hyn.

Mae gennych hawl i gael mynediad i'ch gwybodaeth bersonol, i wrthwynebu prosesu'ch gwybodaeth bersonol, i gywiro, dileu a chyfyngu ar fynediad i'ch gwybodaeth bersonol a'i throsglwyddo. Os ydych wedi rhoi'ch cydsyniad i Brifysgol Abertawe brosesu unrhyw rannau o'ch data, mae gennych hawl i dynnu'r cydsyniad hwnnw yn ôl hefyd. Ewch i dudalennau gwe Diogelu Data'r Brifysgol am ragor o wybodaeth am eich hawliau.

Dylid anfon unrhyw geisiadau neu wrthwynebiadau yn ysgrifenedig at Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol:-

Swyddog Diogelu Data

Gwasanaethau Digidol

7fed Llawr Adeliad Faraday 

Prifysgol Abertawe

Parc Singleton

Abertawe

SA2 8PP

E-bost: dataprotection@abertawe.ac.uk

Os ydych yn anfodlon ar y ffordd mae'ch gwybodaeth bersonol wedi cael ei phrosesu, yn y lle cyntaf, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol, gan ddefnyddio'r manylion cyswllt uchod.

Os ydych yn anfodlon o hyd wedi hynny, bydd gennych hawl i gysylltu'n uniongyrchol â'r Comisiynydd Gwybodaeth a gofyn am benderfyniad. Gallwch gysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yn: -

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth,
Tŷ Wycliffe,
Water Lane,
Wilmslow,
Swydd Gaer,
SK9 5AF

www.ico.org.uk

Eich cyfrifoldeb chi yw sicrhau bod eich manylion personol yn gyfredol. Yn ystod cyfnod eich astudiaethau, efallai y cewch fynediad i wybodaeth bersonol am bobl eraill. Disgwylir i chi drin y fath wybodaeth mewn modd cyfrifol a phroffesiynol, ac mae dyletswydd gyfreithiol arnoch i wneud hyn yn unol â deddfwriaeth diogelu data, yn ogystal ag unrhyw foeseg broffesiynol neu godau ymddygiad eraill. Os ydych yn dod yn ymwybodol o wybodaeth bersonol, a hynny mewn modd cyfrinachol, disgwylir i chi beidio â'i datgelu i neb heb gydsyniad yr unigolyn, oni bai fod amgylchiadau eithriadol. Yn ogystal, ni ddylech geisio mynediad i ddata personol am neb arall os nad oes gennych hawl i wneud hynny. Ystyrir cymryd camau disgyblu yn erbyn unrhyw aelod o'r Brifysgol sy'n gweithredu'n groes i Ddeddfwriaeth Diogelu Data neu ddyletswydd cyfrinachedd.

Adolygwyd a Diweddarwyd: Gorffennaf 2019