Hysbysiad Preifatrwydd Recordio Cyfarfodydd y Gwasanaethau Addysg
Hysbysiad Preifatrwydd: Recordio cyfarfodydd achosion myfyrwyr
Mae "cyfarfodydd" yn cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:
- gyfarfodydd rhwng staff y Gwasanaethau Addysg a myfyrwyr;
- cyfarfodydd myfyrwyr gyda'r:Swyddog Disgyblu Myfyrwyr (neu ei Ddirprwy);Swyddogion Uniondeb Academaidd neu staff sy'n ymchwilio i gwynion;
- arholiadau llafar a gynhelir o dan y Weithdrefn Camymddygiad Academaidd;
- cyfarfodydd Pwyllgor Ymchwilio o ran materion disgyblu, camymddygiad academaidd neu addasrwydd i ymarfer.
Y Brifysgol yw'r Rheolydd Data ar gyfer y data personol a brosesir o ran recordio cyfarfodydd. Mae gan y Brifysgol gytundeb cytundebol â chyflenwyr trydydd parti megis Zoom a Microsoft ar gyfer prosesu a storio data'n ddiogel. Mae hyn yn cynnwys cyfarfodydd byw a chadw recordiadau a thrawsgrifiadau sgwrs ar blatfform eu cwmwl.
Math o ddata a gesglir
Gall y Brifysgol gasglu'r data personol canlynol yn ystod cyfarfod sy'n cael ei recordio:
- Enwau
- Barn bersonol
- Cynrychioliadau a sylwadau a wnaed gan yr holl gyfranogwyr
- Cwestiynau a ofynnwyd a'r atebion a roddwyd i'r cwestiynau gan yr holl gyfranogwyr
- Cyfraniadau i drafodaethau cyffredinol a chofnodion o'r sgwrs
Lluniau (pan fydd fideo'n cael ei ddefnyddio)
Sut bydd yn cael ei ddefnyddio a'i rannu?
Diben recordio cyfarfodydd yw:
- Cofnodi'r cyfarfod yn gywir;
- Cynnal cofnod o'r broses a ddilynir a'r dystiolaeth a roddwyd yn ystod cyfarfodydd/sesiynau agored cyfarfodydd y Pwyllgor;
- I wneud recordiadau o gyfarfodydd ar gael i unigolion (gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, aelodau Panel y Pwyllgor a Swyddogion y Brifysgol i hwyluso ymchwiliadau a gynhelir yn unol â Gweithdrefnau'r Brifysgol.
- Mewn rhai achosion, adolygu'n annibynnol neu ymchwilio i apêl/cwyn/achos a ddaethpwyd at sylw'r Brifysgol neu gorff rheoleiddiol.
- Gellir ystyried datgelu'r recordiad yn unol â hawl unigolyn i gael mynediad ato.
Sail gyfreithiol ar gyfer casglu'r data hwn
O dan gyfraith diogelu data, Erthygl 6 (1) GDPR, mae gan y Brifysgol nifer o seiliau cyfreithiol sy'n ein galluogi ni i gasglu a phrosesu gwybodaeth bersonol. Bydd y Brifysgol yn dibynnu ar brosesu Erthygl 6(1)(e) os oes angen er mwyn cyflawni tasg a wneir er budd y cyhoedd ac Erthygl 6(1)(f) at ddibenion diddordebau teg. Mae Erthygl 6(1)(f) yn berthnasol pan na fydd angen prosesu'r data yn ôl y gyfraith ond mae o fudd clir i'r sefydliad neu'r unigolyn, nid oes llawer o effaith ar breifatrwydd i chi fel yr unigolyn ac rydym yn meddwl y byddai'n ddisgwyliedig i ni ddefnyddio'r data personol yn y ffordd rydym yn dymuno
Cadw a storio data
Bydd y Brifysgol dim ond yn cadw data personol am y cyfnod angenrheidiol i gyflawni'r diben y caiff ei gasglu, at ddiben bodloni gofynion cyfreithiol, cyfrifyddu neu adrodd.
Lle bynnag y bo'n bosib, bydd eich data personol yn cael ei brosesu yn y DU. Mewn rhai amgylchiadau, efallai bydd angen trosglwyddo eich data personol y tu allan i'r DU - er enghraifft pan fyddwn yn defnyddio cyflenwr trydydd parti i brosesu data ar ein rhan. Os bydd angen trosglwyddo data'n rhyngwladol, bydd mesurau diogelwch priodol yn cael eu rhoi ar waith a chaiff y data ei brosesu yn ôl cyfarwyddiadau Prifysgol Abertawe.
Eich Hawliau
Mae deddfwriaeth diogelu data'n darparu nifer o hawliau gwahanol i unigolion mewn perthynas â'u data. Am ragor o wybodaeth am eich hawliau, ewch i: https://www.swansea.ac.uk/about-us/compliance/data-protection/your-rights/
Cwynion
Os ydych yn anfodlon ar y ffordd mae'ch gwybodaeth bersonol wedi cael ei phrosesu, i ddechrau, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data'r Brifysgol yn dataprotection@abertawe.ac.uk.
Os ydych chi'n dal i fod yn anfodlon, mae gennych hawl i wneud cais yn uniongyrchol i'r Comisiynydd Gwybodaeth am benderfyniad. Gallwch gysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yn:
Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth,
Tŷ Wycliffe,
Water Lane,
Wilmslow,
Cheshire,
SK9 5AF
I gael mwy o wybodaeth am brosesu data personol myfyrwyr a staff, darllenwch yr hysbysiadau preifatrwydd canlynol: